At navigere i nutidens hektiske arbejdsmiljø kan være en sand kunst. Begreber som opgavehåndtering (task management) og tidsstyring (time management) er derfor nærliggende at bringe i spil. De er nemlig begge vigtige, hvis du vil holde balancen og skabe resultater i en hverdag, hvor tiden er kostbar.
Vi vil i det følgende forsøge at præcisere de to kompetencer, som kan hjælpe dig til en mere fokuseret og struktureret arbejdsdag.
Task management: Overblik og detalje
Opgavehåndering handler om at synliggøre dine konkrete opgaver; Hvad skal gøres, hvornår skal det gøres, og hvordan skal det gøres. Opgavestyringen fokuserer på konkrete aktiviteter, opdeling af store opgaver i mindre, som kan håndteres, og organisering af opgaverne, så det bliver nemmere at fuldføre dem. Arbejdet inkluderer typisk oprettelse af opgavelister, delegering, fastsættelse af deadlines, opfølgning og overholdelse af tiden. Et solidt overblik over ALLE dine opgaver er et godt fundament for din planlægning – som er et af grundprincipperne i vores PEP-metoden.
Time management: Optimering af tiden
Tidsstyring fokuserer på at disponere tiden, du har til rådighed, så du udnytter den optimalt. Tidsstyring handler derfor også om at identificere kilder til tidsspilde og skabe gode daglige og ugentlige rutiner for planlægning, så du bruger din tid optimalt og optimerer din produktivitet. Det handler om at få lavet en realistisk tidsplan, så du når mest muligt af det planlagte, hvilket samtidigt betyder, at du må være opmærksom på at håndtere dine forstyrrelser og prioritere tid til opgaveløsning på lige fod med fx dine møder.
Nøglen er balance
Et vellykket samspil mellem opgave- og tidsstyring kan gøre en forskel for din produktivitet. Fokuserer du for meget på det ene fremfor det andet, kan det resultere i, at du bruger for mange ressourcer på at organisere opgaverne og for lidt på at udnytte tiden – og omvendt.
Hvordan kan task- og time-management gøre dig mere produktiv?
- Brug en opgaveliste: En komplet oversigt over dine opgaver hjælper dig til at kunne organisere dem – og sikrer, at intet bliver glemt. Det betyder også, at en opgave skal på listen for at kunne prioriteres.
- Prioritér opgaverne: Hold hele tiden fokus på dine vigtigste opgaver. Ikke alle hastesager, som dukker op, er vigtige – så vær opmærksom på at bruge din tid og dine ressourcer på det, som skaber værdi.
- Planlæg din tid: Din kalender er det oplagte værktøjet til at synliggøre dine prioriteter. Ingen opgaver bliver løst af at stå på en liste, så afsæt den nødvendige tid til dine opgaver, på lige for med dine møder.
- Fjern forstyrrelser: At afsætte tid til opgaveløsning hjælper ingenting, hvis du konstant bliver afbrudt og forstyrret. Så hvis du vil arbejde koncentreret, må du skabe ro – fra dine kollegaer, din pc og telefon.
- Husk pauser: Selv med de helt rette rammer for at kunne arbejde fokuseret er det vigtigt at huske, at din hjerne bliver træt, hvis du bare knokler på. Høj produktivitet kræver korte, men jævnlige pauser.
- Udnyt værktøjerne: Udvalget af apps er stort, men du kan komme langt med dit daglige mail- og kalendersystem – for det er som regel de enkle rutiner og simple værktøjer, som virker bedst.
At holde styr på opgaverne og på tiden behøver ikke være kompliceret. Det vigtigste er at finde en tilgang, der fungerer for lige netop dig. Eksperimentér med metoderne – og tilpas, så du finder den rette balance.
Har du brug for råd og vejledning, er du altid velkommen til at kontakte os.
Vores job er at gøre dig bedre til dit!