Benyt perioden med tvunget hjemmearbejde til at blive klogere på de nye, virtuelle samarbejdsformer, som blandt andet Microsoft Teams giver mulighed for.
Med den seneste udvikling i corona-situationen er der udsigt til, at mange flere af os pludselig må passe vores arbejde fra hjemmefronten i en periode. Det vil udfordre vores arbejdsmønstre og kommunikationsmåder – og ikke mindst hele dynamikken i vores måde at samarbejde på. Men den nye udfordring kan måske også skabe nye muligheder…
Microsoft Teams er tilgængeligt i mange virksomheder, men det er vores erfaring, at man de fleste steder har tøvet en smule med at tage værktøjerne i brug. Så her er vores bud på nogle konkret tiltag, I som ledere og medarbejdere kan gøre, så der fortsat handles og leveres effektivt – også når en stor del af os er på tvunget hjemmearbejde.
Herfra skal lyde en klar opfordring til at benytte anledningen til at udforske de nye måder at arbejde på, og lære at udnytte de værktøjer, som allerede findes og er udviklet til, at vi kan samarbejde effektivt også på distancen.
Støt op om de personlige interaktioner
Når man som medarbejder skal til at arbejde hjemmefra, kan der være en tilbøjelighed til at føle sig lidt udelukket fra fællesskabet, hvilket hos mange kan påvirke engagementet negativt. For at minimere dette, er det vigtigere end nogensinde at understøtte den personlige interaktion – også når vi skal samarbejde fra hver vores adresse.
Gør kommunikationen mere levende
Teams tilbyder muligheder for både effektiv og levende kommunikation, hvis man forstår at udnytte muligheden for videomøder, chats og samtaler. Når du både ser og hører personen, som du kommunikerer med, er der langt mindre risiko for misforståelser, og det skaber grobund for bedre beslutninger. Så stil skarpt på, hvilke værktøjer bruges hvornår og hvordan.
Husk at inddrage alle
Vær opmærksom på at ”ude af øje, er ude af sind”. Nogle medarbejdere kan have en tendens til ikke at gøre tilstrækkeligt opmærksom på sig selv – specielt når man ikke lige mødes på gangen – mens andre er naturligt mere udfarende. Sørg som leder og kollega for at have god føling med HELE din arbejdsgruppe, også selv om det foregår på distancen.
Planlæg regelmæssige møder
Angiv faste tidspunkter for, hvornår teamet mødes virtuelt; Det er bedre at aflyse, hvis mødet ikke er nødvendigt, end at indkalde til et nødvendigt møde i sidste øjeblik – og det skaber færre unødige forstyrrelser. Mødes man alene på ad hoc-basis, risikerer man at udelukke kollegaer, som føler sig for travle til at deltage – eller at glemme kollegaer, man ikke lige var opmærksom på i situationen.
Hold kun KORTE virtuelle møder
De almindelige gode råd om en skarp dagsorden og en dygtig mødeleder er mindst lige så relevante og nødvendige ved virtuelle møder, som ved det traditionelle møde i mødelokalet.
Opret ”kaffeautomaten” som Teams-kanal
Blandt de formelle og faglige kanaler, som oprettes i Teams, vil det være en god idé også at etablere én, hvor man kan ”mødes” og udveksle de mere uformelle og dagligdags ting, som ellers ville blive vendt ved kaffemaskinen. Dette kan hjælpe til at bevare en følelse af kollegaskab og samhørighed – og er faktisk et af vores favorit-tips!
Flere tips til videomøder i Teams
- Opret Teams-mødet fra Outlook eller fra en Teams-kanal – så indsættes automatisk et link i mødeindkaldelsen, som deltagerne kan bruge til at koble sig direkte på mødet
- Husk at benytte ”mute”, når du skal hoste eller der pludselig opstår støj i baggrunden hos dig. Der kan jo være både børn og hund til stede på hjemmekontoret
- Udnyt at du kan dele din skærm, når du skal illustrere noget fra et dokument eller en præsentation – hvilket kan være særdeles fremmende for deltagernes koncentration
- Udnyt at du fra en igangværende Teams-chat eller samtale hurtigt kan skifte over til at kommunikere via et videomøde i stedet – og optag mødet med Stream, så ikke-deltagere kan se det senere.
- Teams findes også som app til din smartphone eller tablet, hvilket er en overvejelse værd – så behøver du nemlig ikke altid at værebundet til pc’en.
Når alle har styr på teknikken, er godt forberedte og i øvrigt deltager aktivt, så kan det faktisk være en fornøjelse at holde virtuelle møder.
Har du eller din virksomhed lyst til at høre mere om mulighederne for et styrket samarbejde – med eller uden Teams – så kontakt os meget gerne for en snak.
Husk at dele denne artikel – og tilføj dine kommentarer, gode råd og personlige anbefalinger.