Stod der mon “Bliv bedre til at planlægge” på din liste over nytårsforsætter?
Hvis ja, så velkommen i klubben. En tilfældig Google-søgning på “nytårsforsætter” viser, at spørgsmålet om planlægning og ’time management’ kommer op igen og igen (beklageligvis). Og hvis ikke det står på din liste, så burde det måske. For lige så udtjent emnet er, lige så store er chancerne for, at vi alle kunne bruge vores begrænsede tid mere effektivt – og ikke bare for at øge vores effektivitet, men også vores mentale trivsel. Når alt kommer til alt, er det næppe befordrende for noget at haste afsted uden noget særligt resultat.
Men hvad betyder “styr på tiden” egentligt? Vi er ikke så vilde med udtrykket, og synes det er for vagt. I stedet vil vi gerne bryde det lidt op i noget, der handler om “at være effektiv, produktiv og velorganiseret”. Og netop der, er det afgørende at ændre sin adfærd. For at sige det det enkelt: Der er ikke nogen idé i at praktisere en række udførlige planlægningsprincipper, hvis ikke den basale adfærd er på plads først.
Og hvad handler det så lige om? Vi taler om to centrale elementer. Det ene er at prioritere. Det andet er at organisere. De to færdigheder understøtter i sig selv alt, hvad vi hos PEP gerne vil undervise i. Men som så meget andet kan det, som i princippet lyder simpelt, være en del vanskeligere i virkeligheden. Læs derfor videre og få en venlig påmindelse om, hvordan du kan inkorporere de to discipliner i hverdagen (og nøgleordet her er? Nemlig. Disciplin.)
1. Prioritering
Det handler om at kunne definere, hvad der er vigtigt, og hvad der haster – og at forstå forskellen mellem de to begreber. Som eksempel er fysisk aktivitet vigtigt, men opfattes ikke nødvendigvis som presserende (selvom nogle af os nok burde). Hvis ikke du allerede er stødt på Eisenhowers matrix, er det værd at dykke lidt ned i denne model, som har sit navn fra den amerikanske præsident Eisenhower, der udviklede den for at kunne prioritere de allieredes indsats under 2. verdenskrig. Samme model blev senere beskrevet af Stephen Covey, forfatter til bogen ”7 gode vaner”.
Trods mange år på bagen er modellen stadig lige aktuel, fordi den gør det helt klart, at nøglen til at kunne prioritere sin tid er at være bevidst om, hvornår du rent faktisk arbejder på de rigtige ting.
2. Organisering
Kan du finde præcis det, du har brug for, når du har brug for det? Det lyder måske indlysende, at man bør have alting ved hånden, men praksis viser, at vi i gennemsnit spilder, hvad der svarer til omkring seks uger om året på at søge i vores systemer efter den rette information, når vi har brug for dem. Og såvel hastigheden som mængden af informationer, vi modtager, er fortsat stigende. Derfor er det at få sig organiseret på en måde, så man er i stand til at kunne finde, hvad man har brug for, når man har brug for det, vigtigere end nogensinde.
Indrømmet, det kan helt sikkert føles kedeligt at skulle bruge tid på at organisere sin indbakke og alle sine mange dokumenter, men det er ikke halvt så kedeligt som den evindelige scrollen op og ned i indbakken eller desperate søgen efter dokumentet eller filen, som åbenbart er pist forsvundet.
Lær at prioritere. Lær at organisere. Fremadrettet (og det mener vi både bogstaveligt og i overført betydning, for du vil kunne mærke et fremskridt) bør du forsøge at gøre det til dit motto. Ingen grund til at gemme det i vage begreber som “time management”, når det kan konkretiseres med et par helt enkle adfærdsregler. Bliv god til det, for det holder i længden.