Sådan kommunikerer I effektivt – uden at drukne i mails
Dårlig kommunikation er en af de største kilder til spild af tid og ressourcer på arbejdspladsen. Du kender helt sikkert situationen, hvor en ubetydelig ting bliver pludselig til en mailtråd længere end en regnvejrsdag i januar – og inden nogen får svaret på det oprindelige spørgsmål, har alle glemt, hvad det handlede om.
Misforståelser, dobbeltarbejde og unødige frustrationer dræner produktiviteten – og ikke mindst humøret. Så lad os kigge på, hvordan vi kan undgå de klassiske faldgruber, og tage et kig på et enkelt værktøj, der kan gøre hverdagen lidt nemmere – og måske endda sjovere.
Når dårlig kommunikation stjæler tiden (og energien)
Mange misforståelser kunne undgås, hvis vi var lidt mere bevidste om, hvordan vi kommunikerer. Når beskeder er uklare, fører det til fejl, som kræver ekstra tid og opmærksomhed at rette. Det tager tid, og i processen mister folk ikke bare fokus – de mister også tålmodigheden.
Og det handler ikke kun om produktivitet. Bivirkningen af dårlig kommunikation er usikkerhed og tvivl, for når folk ikke ved, hvad der forventes, bruger de tid på at spørge eller dobbelttjekke – eller endnu værre, de løser opgaven forkert. Det koster tid, og det kan mærkes på kvaliteten.
De typiske faldgruber i kommunikationen
Her kommer nogle klassikere, som vi alle kender og er medskyldige i:
- Vage budskaber: Løse beskeder til åben fortolkning, hvor man skal gætte sig til meningen. Resultatet? Frustrationer, fejl og en masse “Hvad mener du præcis med…?”.
- For mange mails: En hurtig snak kan løse mange ting på fem minutter – og det er altså både sjovere og mere effektivt, end at sidde fast i en kilometerlang mailtråd.
- For mange møder: Hvis vi ikke kan maile os til en løsning, så må vi jo holde et møde – eller to. Du ved det godt. Møder stjæler tiden fra det egentlige arbejde.
- Uklare forventninger: Hvis ingen ved, hvem der skal gøre hvad, så spildes der tid på at finde ud af det. Eller værre endnu: Alle gør det samme. Eller ingenting.
Sådan gør I kommunikation mere effektiv
Her er et par enkle tips til at gøre den interne kommunikation skarpere:
- Vælg den rette kanal: Som tommelfingerregel er mailen bedst til større mængder information, mens chatten er god til hurtige afklaringer – og hvis noget skal diskuteres eller besluttes, giver det ofte mening at ringe sammen eller (online)mødes.
- Vær klar i spyttet: Vær tydelig om, hvad du ønsker og forventer – så selv en mandagstræt hjerne kan forstå det. Og hvis du selv er i tvivl, når du modtager noget fra andre, så spørg – hellere én gang for meget end at gætte forkert.
- Skab en feedback-kultur: Bliv gode til at give og modtage kritik på jeres kommunikation – så det bliver en naturlig ting. ”Hvad fungerer godt – og hvad kan vi gøre skarpere?”. Konstruktiv kritik er ikke en kritik af personen, men af jeres proces.
Den simple metode, der redder dagen
Her kommer det så: vores hemmelige våben mod at spilde for meget tid på kommunikation. Vi kalder værktøjet for Go-Ri-Ma:
- Go: Hvis du kan, så bevæg dig fysisk hen til personen. Ingen mails, ingen chat, bare en hurtig samtale – face to face. Men tjek lige, at du ikke forstyrrer!
- Ri (Ring): Er vedkommende ikke på kontoret eller i nærheden, så prøv telefonen. Et hurtigt opkald kan spare en masse tid og dumme misforståelser.
- Ma (Mail): Når tingene ikke haster, eller når du skal aflevere større informationer, som er bedst på skrift, så er mailen faktisk god – men hold det kort og præcist.
Effektiv kommunikation handler om at vælge den rigtige tilgang, så tiden kan bruges på det, der tæller. Med lidt større bevidsthed og et par justeringer kan I få arbejdet til at glide nemmere. Og hvis I har brug for hjælp til at komme i gang, så står vi klar.
Vores job er at gøre dig bedre til dit!