Reboarding: Hvordan returnerer vi til kontoret på en ny og bedre måde
Hundredtusinder af vidensmedarbejdere har igennem de seneste måneder været på tvunget hjemmearbejde, og mange har for første gang i deres arbejdsliv oplevet at måtte arbejde afsondret fra kollegaerne, og med en langt større afhængig af teknologien.
Hvordan udnytter vi erfaringerne, og bygger videre på det lærte, når vi vender tilbage til en mere normaliseret hverdag på kontoret? Hos PEPworldwide har vi samlet nogle gode råd og anbefalinger fra dialogen med vores kunder, kursister og samarbejdspartnere.
Onlinemøder – jo, det virker
Hverdagen på hjemmekontoret betød, at vi som ledere og medarbejdere med ét blev tvunget ind i virtuelle møderum – men efter en måske lidt tøvende start, beskriver stort set alle nu det virtuelle møde som mere effektivt end det velkendte fysiske møde.
Online-møder opfattes som mere fokuserede, med færre afbrydelser og mindre sniksnak. Der opleves en bedre mødestyring med skarpere dagsordener og en talerækkefølge, der bliver overholdt. Og så tager online-møder generelt bare kortere tid.
Men der er også udfordringer
Mødefrekvensen kan have en tendens til at øges, når man ikke bare kan ”droppe ind” hos kollegaen. Som mennesker har vi stadig brug for at interagere med hinanden, og behovet for at være tilgængelige for hinanden er jo heller ikke forsvundet, blot fordi vi sidder hjemme.
Fraværet af den uformelle kommunikation – den daglige kontakt ved kaffeautomaten – kan også blive et problem. Mange giver udtryk for, at de er bange for at miste informationer og koordinering på den konto – og man kan risikere, at der opstår en form for upersonlig distance til hinanden.
Nogle oplever desuden, at det bliver for upersonligt med de mange onlinemøder, Det er svært at fornemme sindstilstande og følelser i et virtuelt møde – og derfor er det ekstra vigtigt, at man som leder kender sine medarbejdere og er opmærksom på at aflæse deres kropssprog.
Er man ikke bevidst om faldgruberne, er der en risiko for, at det kan gå ud over sammenhængs¬kraften og dynamikken blandt medarbejderne.
Tips til bedre onlinemøder:
- Sørg for altid at udnævne en ordstyrer, som holder styr på dagsordenen og talerækkefølgen
- Brug chat-funktionen, som er god til at afklare småting, som ikke alle nødvendigvis har interesse i
- Hold møderne korte, fordi der er grænser for, hvor længe vi kan koncentrere os!
- Aftal at alle har lyd og kamera aktiveret – og at alle også muter efter behov
- Vær som mødedeltager forberedt ved fx på forhånd at sikre let adgang til nødvendige dokumenter
- Fasthold beslutningerne ved at opsummere mundtligt – og i et mødenotat, fx i OneNote
- Hold mødet digitalt for alle, også hvis nogle sidder fysisk sammen – så alle er ”i samme båd”
Til afklaring i teamet?
Hvis man skal konkludere noget, så er det, at online-møder er enormt effektive, men der er også faldgruber i form af manglende, uformel videndeling og koordinering. Der ligger derfor en opgave i at få defineret, hvornår der er behov for at mødet bliver afholdt virtuelt – og hvornår fysisk.
- Vores umiddelbare anbefaling er, at når der er tale om driftsmøder med en klar dagsorden, så er online-møder ofte mest effektive. Men når der er brug for, at vi er kreative, fx ved en projektopstart, bør man overveje den analoge mødeform.
- Overvej om ikke det er muligt at skabe nogle anledninger til at støtte den uformelle kommunikation, fx virtuelle udgaver af fredagsbaren, jeres morgen-check in og faste kaffepauser – bare som eksempler.
- Aftal eventuelt tidspunkter på dagen / ugen, hvor I er enige om at være mødefrie – hvor opgaverne, som er prioriteret og planlagt, rent faktisk også kan udføres.
- Vær bevidste om, at smalltalk er godt og befordrende for «limen», som binder os sammen – så sæt også lidt tid af til dette en gang imellem.
- Vi har nok behov for i en periode fortsat at hjælpe hinanden med at reducere de negative følelser af isolation, ensomhed og manglende feedback – og kærlig omsorg kan også foregå virtuelt!
Vi opfordrer til, at I sammen i teamet forsøger at finde den gyldne balance mellem det virtuelle mødes effektivitet – og de sociale og relationelle fordele, der stadig findes bedst i det analoge møde.
Bedre muligheder for fleksibel arbejdstid
Da Danmark lukkede ned (og nu igen), og en stor del af arbejdsstyrken skulle arbejde hjemmefra, frygtede mange ledere en lavere produktivitet, men de fleste steder er frygten blevet gjort til skamme – og interessant nok opleves produktiviteten mange steder faktisk som øget! Og hvad skyldes så det?
Når lederne og medarbejdere selv skal vurdere årsagerne til, at det har været muligt at opretholde eller ligefrem forøge produktiviteten, så fremhæves især følgende to forhold:
- Bedre balance mellem arbejds- og familieliv
- Større mulighed for fokus og fordybelse
Balancen mellem arbejde og privatliv
For børnefamilierne har den forandrede hverdag, med nyetablerede hjemmearbejdspladser eller mange flere hjemmearbejdsdage end sædvanligt, været en både hektisk og hård tid, men det til trods har mange medarbejdere formået ikke bare at løse deres opgaver – men også med en øget produktivitet.
Et afgørende element har været, at man i langt højere grad har kunnet strukturere sin arbejdsdag selv, og den oplevede frihed og fleksibilitet derved har uden tvivl været en stor motivationsfaktor. Mange oplever ligefrem, at kreativiteten blomstrer qua egen indflydelse på organiseringen. Endeligt har den sparede tid på transport til og fra kontoret naturligvis også bidraget direkte til produktiviteten.
Bedre tid til fokus og fordybelse
Den anden store årsag til den øgede produktivitet, er effekten af mere arbejdsro – altså den bedre mulighed for fordybelse, når du udsættes for færre afbrydelser fra leder, kolleger og andre.
Forskning viser, at en afbrydelse kan medføre, at det tager alt mellem 30 sekunder og 21 minutter at komme tilbage til det oprindelige tankespor – og til den opgave, du sad med inden de blev afbrudt. Jo mere kompleks en opgave er, jo længere tid tager det at returnere – så et færre antal afbrydelser på en arbejdsdag medfører helt logisk bedre rammer for fordybelse – med øget produktivitet og kvalitet i resultatet til følge.
Til afklaring i teamet?
Den øgede produktivitet og effektivitet, som kan opnås i hjemmearbejdssituationen – kombineret med en mulig større arbejdsglæde på grund af øget indflydelse på arbejdsdagens tilrettelæggelse – har fået mange ledere til at reflektere over, hvordan arbejdet fremover skal struktureres:
- Skal vi tilstræbe at vende tilbage til det gamle, hvor de fleste møder ind på kontoret hver eneste dag – eller kan vi opnå en gevinst ved at tænke nyt?
- Hvordan kan vi organisere os, så vi fremmer mulighederne for arbejdsro som en forudsætning for større effektivitet ¬– måske via mere hjemmearbejde, men også, når der arbejdes på kontoret?
- Kan medarbejderne gives større frihed i jobbet til i højere grad selv at tage ansvar for at organisere og tilrettelægge arbejdet i forhold til opgaverne, som skal løses?
- Hvordan sikrer vi bedst, at behovet for nødvendig tilgængelighed og uformel kommunikation også bliver understøttet, selv om / når en del af medarbejderne sidder hjemme?
IT-kompetencer
De seneste måneders stigende behov for og ønske om at kunne samarbejde effektivt på distancen har også udfordret mange på deres IT-færdigheder. Langt flere har måtte krydse grænsen fra det velkendte Outlook til nye værktøjer som Teams, OneNote og OneDrive – og spørgsmålet om Hvilke værktøjer, vi skal vi bruge Hvornår og Hvordan, er blevet endnu mere aktuelle.
Vi håber, at du med artiklen har fået inspiration til at gøre noget ved tingene. Benyt Corona-krisen som anledning til at skabe forandringer i din måde at arbejde – og jeres måde at samarbejde – på. Vi hjælper gerne med rådgivning om både metoder og værktøjer, som fungerer i en travl hverdag.
Har du fået appetit på at lære mere om de ledelsesmæssige erfaringer fra Corona-krisen – specielt i relation til virtuel ledelse – vil vi slutteligt henvise til Dansk Industri, som har offentliggjort en uddybende rapport om emnet. Vi har læst den med stor interesse og hentet god inspiration fra den, så læs den i sin fulde længde her.
Hvis ikke du allerede her gjort det, så tilmeld dig PEP-talk med det samme – så får du automatisk besked om kommende artikler med relevante nyheder og gode råd til en mere effektiv arbejdsdag.