Når e-mail møder emoji: Fire generationer på arbejdspladsen
Vores arbejdsplads er en tidsmaskine. I det ene hjørne sidder en Baby Boomer og bladrer i en printet rapport, og i det andet arbejder Generation X’er på en e-mail, som indledes med „Hej, håber du har haft en god weekend!‟ På den samme tid har Generation Y sendt tre chatbeskeder og en GIF. Og Generation Z? Har lige fyret en 12-sekunders talebesked afsted – og forventer svar inden for 10!
Aldrig før har så mange generationer med forskellige kommunikationsvaner arbejdet side om side – og aldrig har vi været mere forvirrede over, hvordan vi egentlig skal kommunikere. Fra formelle e-mails og lange møder til korte beskeder og emojis. Så lad os tage et dyk ned i generationskløften og se, hvad der sker, når fire forskellige kommunikationsstile mødes ved kaffemaskinen.
Chef: Hej, kan I sende rapporten?
Gen Z: Say less.
Chef: Hvad betyder det? Har du sendt den? Sender du den nu? Hvad sker der?!
Gen Y: Skal vi ikke tage et kort møde om det?
Boomer: Lad os booke en time i morgen kl. 08:00!
Gen Y: Eller… måske bare en Slack-besked?
Boomer: Hvad er Slack?
Gen X: Kan vi tage det over e-mail i stedet? 😊
Gen Z: Hvorfor? Vi kan jo bare chatte?
Baby boomers (1946–1964) – Telefonens vogtere
En baby boomer mener, at ægte kommunikation foregår ansigt til ansigt eller via telefon. „E-mails er fine,‟ siger de, „men intet slår en god snak ved kaffemaskinen!‟ Problemet? Alle andre generationer forsøger at undvige, når en boomer står klar til en snak med telefonen i hånden. Boomers er dygtige til at få tingene gjort, men deres møder kan vare længere end en Marvel-film.
Generation X (1965–1980) – E-mailens mestre
Gen X sværger til e-mails og forventer et svar inden for én arbejdsdag. De skriver hele sætninger, bruger korrekt grammatik og kan blive decideret chokerede over en tastefejl. De har accepteret, at emojis findes, men bruger dem sparsomt – ofte bare en diskret semikolon-parentes ;-). Gen X holder tingene korte og præcise, men kan samtidig havne i endeløse cc-tråde.
Generation Y (1981–1996) – Slack-generationen
Gen Y (også kaldet Millennials) bryder sig ikke om lange e-mails, for de vil have hurtige svar. De foretrækker chat frem for telefonopkald og bruger GIF’er til at understrege deres pointer. De går også meget op i tonefald: Hvis du bare skriver „OK‟ uden en emoji eller et udråbstegn, tror de, at du er sur. Generation Y svarer hurtigt, men kan nemt blive fanget i en 20-minutters diskussion om, hvilken GIF der bedst beskriver deres humør.
Generation Z (1997–2012) – Emoji- og DM-mestrene
Gen Z har et lidt anstrengt forhold til e-mails, men kan uden problemer sende 37 beskeder på ét minut i en chat. De kommunikerer i korte, kryptiske fraser og kan finde på at besvare en lang e-mail med et enkelt „bet.‟ Hvis du sender en klassisk smiley 🙂 i stedet for en grædende grin-emoji 🤣, tror de, du er passivt aggressiv. Gen Z er hurtige – men også svære at tolke. Nogle gange kræves der en oversætter.
Hvordan påvirker generationskløften vores samarbejde?
At navigere i en arbejdsstyrke, der spænder over flere generationer, er lidt som at blande et symfoniorkester med en DJ-pult – der er masser af potentiale, men tempoet og tonerne kan blive noget ujævne.
- Misforståelser på stribe – En Boomer vil ringe, en Gen X vil sende en e-mail, en Gen Y vil chatte, og en Gen Z svarer blot med „👀‟
- Forskellige forventninger – Gen Y og Gen Z forventer lynhurtige svar, mens Boomers og Gen X synes, at „inden for 48 timer‟ er helt rimeligt
- Møde- vs. chatkultur – Boomers og Gen X vil have møder, Gen Y og Gen Z vil have en hurtig chat. Resultatet? Enten for mange møder eller en overfyldt chatkanal.
Sagen er, at de ældre kollegaer sidder på en guldgrube af erfaring og historisk viden, mens de yngre kommer med nye idéer, digitale genveje og en „Hvorfor egentlig sådan?‟-attitude. Når det klikker, kan det føre til innovation, kreativitet – og måske endda en smartere kaffemaskine.
Så for at undgå gnidninger og i stedet udnytte forskellighederne positivt, kan det være en god idé at aftale nogle fælles spilleregler. Næste gang I holder et møde, kan I tage en snak om, hvornår det giver mening at bruge e-mail, chat eller telefon. Her er nogle punkter, der kan være værd at diskutere:
✔ Kend de forskellige værktøjer: Skab en kultur, hvor alle føler sig hørt og respekteret. Husk, at selvom du foretrækker én kommunikationsmetode, er det ikke nødvendigvis den bedste i alle situationer.
✔ Rette kanal til rette formål: E-mails er bedst til detaljeret information, mens chat fungerer godt til hurtige spørgsmål – og hvis noget skal diskuteres eller udvikles, er et opkald eller møde oftest den bedste løsning. Bliv klogere her: Sådan kommunikerer I effektivt
✔ Hjælp hinanden: De ældre kollegaer har en uvurderlig erfaring, som kan deles – så tænk mentorordninger, mens de yngre kan bidrage med en masse teknisk kunnen – tænk omvendt mentorordning. Anerkend og udnyt de unikke styrker hos hver generation.
Et aktuelt eksempel på behovet for fælles spilleregler er MS Teams, hvor vi skal blive enige om, hvordan vi strukturerer vores mapper og filer, men også fastlægge, hvornår vi chatter eller skriver opslag. Vil du vide lidt mere om præcis det, så læs også: Det vigtigste om Teams
Denne artikels afsendere er generation X. Kunne det afkodes? Vi har gennem 40 år hjulpet folk med at fungere, trives og præstere bedre i deres job. Så vi er om nogen helt bevidste om, at hvis samarbejdet skal glide, så skal vi kende og respektere vores kollegaers måde at kommunikere på. Har du brug for råd og vejledning, er du altid velkommen.
Vores job er at gøre dig bedre til dit!