Kære leder, du får lige et hurtigt spørgsmål; Tænk på den konkrete opgave, du arbejder på lige nu. Er du virkelig den eneste person i dit team, som er i stand til at løse den?
Er du kontrol-freaken, den altid (urimeligt) utålmodige, eller hader du bare at overdrage opgaver til andre? Hvis ja, så er det efterfølgende henvendt til dig. Vi støder nemlig på spørgsmålet om uddelegering hele tiden, og derfor vil vi gerne give dig et vigtigt redskab til din værktøjskasse som leder – og det er evnen til at uddelegere effektivt.
Rigtig mange ledere fortæller, at deres medarbejdere i forvejen har så travlt, at de ikke kan få sig selv til at uddelegere mere arbejde – og de vælger så i stedet at gøre det selv. Men som leder er man bare nødt til at tænke, at hvis du sidder med en opgave, som bør være en andens ansvar, hvorfor sker det så ikke? Eller endnu vigtigere, hvorfor får en anden så ikke mulighed for det? Det er en udfordring, som kræver lidt intern granskning.
Så nu vil vi granske – og se nærmere på forudsætningerne for effektiv uddelegering:
1. Gennemgå dit motiv
Har du ikke lyst til at uddelegere? Lad os se på hvorfor – for vi vil jo hævde, at de færreste bevidst opsøger unødvendigt ekstraarbejde. Vi hører ofte: ”Ja, men det går hurtigere, hvis jeg selv gør det”, måske fordi der tænkes på en er dårligt præsterende medarbejder. Det er du nødt til at adressere. Så snart du gør noget, fordi det er hurtigere, hvis du gør det selv, så har du et problem, der skal kigges på. Betragt det som signalet til, at du bør stoppe op og være din egen coach, mentor eller indpisker på at styre din vej igennem. Brug den kendte analogi om fodholdholdet. Det kan være fristende ikke at aflevere bolden, fordi du tror, at det vil være hurtigere selv at drible hele vejen. Men overvej nu lige, om du virkelig gerne vil være den eneste spiller på holdet? Det bliver hurtigt ret udmattende.
2. Revurder dit forhold til teamet
Klar kommunikation er kritisk for velfungerende teamdynamik, men det sker ikke uden først at opbygge tillid. Sørg for, at dine folk føler sig så trygge ved dig, at de tør komme retur med en uddelegeret opgave, hvis de føler, at de ikke kan klare den. De har brug for at vide, at indenfor rimelighedens grænser er det ok at diskutere opgaver og tidsfrister. Hvilket fører naturligt hen til:
3. Hjælp med prioriteringen
Mener du at dine folk har for travlt til at overtage dine opgaver? Benyt anledningen her til at hjælpe dem med at se skoven for træerne. Støt dem i deres ugentlige planlægning og sørg for, at de prioriterer efter vigtighed, ikke hvor (højt oppe) fra opgaven kommer. Alt for ofte prioriteres en opgave, blot fordi den kommer fra én, som rangerer højere – ikke fordi den er mest nødvendig at løse. Hjælp teamet med at prioritere ved at give dem en deadline med en præcis dato. Mere om det i vores næste punkt:
4. Sæt frister og følg op, hvis tingene skrider
At sætte en tidsfrist er lige ud ad landevejen. Det giver bare ingen mening, hvis ikke du følger op på den – og hvis ikke du gør det, vil dit team hurtigt lære, at lige præcis dine opgaver godt kan vente. Foruden at se dine egne sager blive skubbet for langt ned ad medarbejdernes prioriteringslister, ansporer du også dit team til en adfærd, som handler om ikke at overholde deadlines. Og du er helt sikkert enig med os i, at som leder er det ikke ideelt at opfordre til dårlige vaner.
5. Skab ikke unødig brandslukning
Apropos snakken om dårlig adfærd, så kig også lige på dine egne tendenser. Vi kommer nok alle til en gang imellem at skubbe tingene lidt for længe – men som leder skal du passe på, at det ikke bliver en vane. Det er ikke fair – og desuden et utroligt dårligt eksempel – at presse sit eget team, fordi du ikke selv har formået at planlægge din tid, så tingene sker i sidste øjeblik. Tænk over det.
6. Fokuser ikke kun på “hvad”, men også “hvorfor”
Sørg for, ikke kun at have øje for opgaverne i sig selv, men også for motivationen til at løse dem. Det er vigtigt, at dit team og hver eneste medarbejder ikke kun forstår, hvad de skal gøre, men hvorfor de skal gøre det – og hvem der vil blive påvirket af det. Indimellem kan det også være gavnligt at synliggøre de negative konsekvenser af ikke at gøre noget ved de opgaver, som bør prioriteres.
Lige en sidste ting til overvejelse; Et andet ord for at ”delegere” er at “bemyndige”. Så ja, ved at uddelegere øger du nogens arbejdsbyrde. Men du giver dem også chancen for ikke kun at tage ejerskab for en opgave, men at få en personlig succesoplevelse. Kombinationen af din udtrykte tillid og dine medarbejderes følelse af at kunne få lov til at præstere kan for alvor flytte noget – og sætte dig fri!
Bolden ligger hos dig.