Hvordan påvirker digitalt rod vores arbejde?
De fleste er godt klar over, at hvis vi holder vores fysiske arbejdsplads pæn og ryddelig, hjælper det os til at blive mindre distraherede og mere produktive. Men hvad så med vores digitale arbejdsplads?
Det er meget nemt at opbygge digitalt rod, uanset om det skyldes for mange mails eller for stort udvalg af programmer – og det dræner os mentalt og går ud over vores produktivitet. Her er nogle af de mange negative konsekvenser, vi oftest møder:
- Tidsspilde på at søge efter informationer
- For lidt tid til at arbejde med de vigtigste opgaver
- Opbygning af ”siloer” og dårligt samarbejde
- Besværlig onboarding af nye kollegaer
- Manglende vækst og udvikling
Digitalt rod kan føles overvældende – og jo mere uoverskueligt og rodet, des mere overvældende vil det føles.
Her kommer vores 3 bedste metoder til at slippe af med digitalt rod – og hvordan det kan hjælpe dig og dine kollegaer til at blive mere produktive.
1. En plads til alting og alting på sin plads
Gemmer du dokumenter på din pc’s desktop, fordi det er for svært at finde ud af, hvor du skal gemme dem korrekt? Spilder du tid på at lede efter gamle dokumenter, som ligger begravet i jeres fælles arkiveringssystemer?
Vi hjælper ofte folk med at organiserer deres systemer, så de bliver nemmere at finde rundt i. Nøglen er at finde frem til en struktur, som afspejler ens roller og ansvarsområder, at holde det enkelt og samle ting, som hører naturligt sammen. Opbyg strukturen på tværs af dine forskellige platforme, så der bliver en rød tråd på tværs af din arkiver til mails, filer, noter, mv. På den måde bliver det hele bedre organiseret, og du kan finde det, du har brug for, når du har brug for det!
Når flere benytter fælles vidensdatabaser, som fx SharePoint og Teams, er det vigtigt, at alle benytter den samme arkivstruktur. Det betyder, at alle skal kende og bruge den samme struktur – og følger de samme spilleregler. Hvis ikke, vil det blive svært at finde hinandens informationer, og man risikerer at spilde en masse unødig tid og energi.
2. Ryd op i din indbakke
Ingen af os slipper for at håndtere mails, og en organiseret indbakke kan gøre en kæmpe forskel for vores produktivitet. Derfor anbefaler vi løbende at fjerne mails fra indbakken, når de er behandlet. Flyt dem til relevante undermapper, lav dem til opgaver eller slet, hvis ikke det har noget formål at gemme.
En anden metode kan være at oprette regler, som automatisk flytter nogle mails direkte til undermapper, så du kan fokusere på de vigtigste i indbakken først. Vær opmærksom på kun at oprette regler på mails, som du ikke skal reagere på med det samme, men kan besøge med lidt længere intervaller.
Sidst men ikke mindst, du kan forbedre din produktivitet betydeligt ved ikke at tjekke mails hele dagen. Afsæt nogle få faste tidspunkter i løbet af arbejdsdagen til at tjekke e-mails, i stedet for løbende at blive forstyrret, efterhånden som de lander hos dig.
3. Konsolider og integrer værktøjerne
Hvor mange systemer bruger du og dine kollegaer i dagligdagen? Mailsystem, CRM, dokumenthåndtering, chatfunktioner og et væld af andre værktøjer til kommunikation og samarbejde. Der findes programmer til alt, men (også) når det handler om teknologi, kan begrænsningens kunst være en dyd.
At have for mange værktøjer kan spænde ben for et optimalt flow af informationer – og især hvis man i forskellige dele af organisationen bruger forskellige værktøjer. Derfor kan det være fornuftigt at undersøge mulighederne for at integrere systemer på tværs for at opnå et mere gnidningsløst samarbejde.
Og tænkt så også fremadrettet på – før I vælger at anskaffe og implementere ny software – hvilket problem det vil løse, som ikke allerede klares med de nuværende værktøjer. Hvis ikke det nye program eller den nye app løser opgaven bedre, end det eksisterende, så klap hesten og overvej en ekstra gang.
Det er desværre alt for nemt at overse konsekvenserne af digitalt rod – måske fordi det ikke er så synligt og målbart. Eller også er udfordringen bare ikke så spændende at kaste sig over?
Vores erfaring er , at man hver eneste dag spilder betydelig tid på forgæves at søge efter informationer, eller at forstyrre hinanden unødigt – og derfor er det en rigtig god investering at få ryddet op – også når det er digitalt.