Sådan får du styr på to-do listen

By 13. april 2021april 20th, 2021Arbejdsvaner, Tips & tricks

Føler du dig ind imellem overvældet af arbejdsbyrden? Undrer du dig efter en travl arbejdsdag over, hvor hurtigt dagen gik? Hvis ja, så kan en simpel opgaveliste sandsynligvis hjælpe dig med at reducere stressfornemmelsen og forbedre dine præstationer.

Opgavelister er generelt populære, og mange sværger til dem, fordi det føles rigtig godt at strege ting fra listen – og opgavelisten kan være et godt motivationsværktøj, som holder os på sporet. Men hvad er den bedste måde at styre opgaverne på?

De fleste af os er nemlig ikke så gode til at have klaret opgaverne på listen, når arbejdsdagen er gået. Så vi vil kigge nærmere på, hvorfor to-do lister ofte mislykkes, og hvordan man kan bruge dem bedre for at nå i mål.

Hvorfor to-do lister mislykkes

For at kunne lykkes, er det vigtigt at forstå hvorfor andre (og måske du selv) typisk har svært ved at få opgavelisten til at virke. Her følger nogle af de vigtigste årsager til, at vi sjældent kommer i mål med opgaverne:

  • For mange opgaver – Den mest almindelige årsag er faktisk, at de fleste opgavelister er for ambitiøse og indeholder mange flere opgaver, end vi kan nå at fuldføre.
  • For meget tid – Jo længere tid du afsætter til noget, des mindre er chancen for, at du får det gjort. Deadlines mindsker risikoen for at udsætte, så en række af små opgaver med korte frister er langt bedre, end én stor opgave med en lang tidsfrist
  • For meget ukendt – Prioriteter ændrer sig, så vores opgaveliste ændrer sig også konstant – og det indbefatter alle de små, ikke-planlagte afbrydelser, som popper op og fjerner vores fokus.

Hvis du har kæmpet med din opgaveliste, er du gudskelov ikke alene. Nedenfor følger vores bedste strategier for, hvordan du kan håndtere den, så du får mest muligt ud af dagen.

Tip #1 – Saml din opgaveliste
Det kan virke åbenlyst, men at have én liste til alle opgaver, gør det meget nemmere at holde styr på dem. Alligevel har mange af os ikke et enkelt hjemsted til opgaverne. Du har sikkert et par post-it, lidt flag på dine mails, punkter i notesbogen og måske lidt huskere på mobilen.

Vælg det system, som passer dig bedst, uanset om det er opgavelisten i dit mailsystem, en app på din mobil, eller blyant og papir, hvis du foretrækker det – og saml så alle dine opgaver der. Uanset hvilket format du vælger, skal du bare sørge for, at du nemt kan føje til listen, fx under møder eller når du er væk fra kontoret. Det vigtige er nemlig, at du kan skrive ting ned, når de dukker op, så du behøver ikke bekymre dig om at huske dem senere.

Outlook opgaver (og det samme gælder for andre e-mail-programmer) er et godt sted at samle dine opgaver, fordi de let kan synkroniseres på tværs af enheder, så du kan finde og føje til listen, når du er på farten. Og hvis du er Microsoft Teams-bruger, kan du med Planner integrere alle dine opgaver med Outlook ved at installere appen “Tasks by Planner and To Do”, der findes i Teams.

Tip #2 – Afsæt tid til opgaverne
Nu hvor vi så har fået samlet opgavelisten, er det næste vigtige råd, at du afsætter tid til opgaverne – som en simpel måde til at sikre, at du styrer tiden mere effektivt.

De vigtigste opgaver skal have mest tid og opmærksomhed, og hvis du afsætter tid til dem, betyder det at dine prioriteter kommer først, og at andre ikke så nemt stjæler din tid til mindre vigtige ting. Prioriter dagens vigtigste 1-3 opgaver, og vær realistisk med, hvor lang tid du skal bruge for at løse dem. Glem ikke at afsætte tid til de uventede afbrydelser.

Alle opgaver, som tager længere tid end 15 minutter at løse, bør du sætte ind i din kalender – og alt som tager mindre end 15 minutter, kan du lade blive på din opgaveliste.

Vi anbefaler også at bundte opgaver af samme type i større tidsblokke, fx besvarelse af mails eller opringninger, du skal foretage. Det er mere effektivt, fordi du så undgår at skulle omstille dig mentalt mellem de forskellige aktiviteter.

Brugen af deadlines reducerer tendensen til at udsætte ting, så det at have en forfaldsdato på en opgave betyder, at du er meget mere tilbøjelig til at gennemføre den.

Når du afsætter konkret tid til dine opgaver, kan det også hjælpe med at afklare, hvor lang tid du faktisk bruger. Ved ugens afslutning kan du gennemgå, hvor gode dine tidsestimater var – og hvis du konsekvent ramte for højt eller lavt, så handler det om at justere tiden, du afsætter i den følgende uge. Du bliver bedre til det for hver gang.

Tip #3 – Planlæg dagen før
En af de bedste måder at styre sin to-do-liste på, er at planlægge dagen før. Hvis du tænker en dag frem, sparer du dyrebar energi om morgenen. Du føler dig forberedt og kan fokusere på de vigtigste opgaver, så snart du starter arbejdsdagen. Og vælg så ikke mere end tre større opgaver om dagen (i det mindste, hvis du vil øge sandsynligheden for succes).

Arbejder du hjemmefra i morgen, kan din opgaveliste med fordel indeholder opgaver, som kræver din koncentration i længere, uafbrudte tidsblokke. Og hvis du er på kontoret, bør du i stedet prioritere de opgaver, som kræver mere samarbejde og direkte kontakt med andre.

Brug 15 minutter hver eftermiddag på at planlægge i morgen. Måske som det sidste, du foretager dig inden fyraften, for så skal du ikke bruge aftenen på at bekymre dig om din opgaveliste. Hvis du på den måde starter din daglige planlægning dagen før, vil du kunne mærke det på din produktivitet.

Tip #4 – Indbyg buffertid
Endnu et stærkt tip til at lykkes er at sørge for, at din opgaveliste er realistisk og indenfor rækkevidde. Det er her, begrebet buffertid kommer ind.

Vi får alle hovsa-opgaver, som pludselig dukker op og kræver opmærksomhed. Giv dem lidt plads ved at sætte din forfaldsdato på de planlagte ting lidt tidligere, end den faktiske deadline – så du ikke ender med for mange hastesager og ting, som skal gøres i sidste øjeblik. Det vil hjælpe dig, når det uventede (helt forventeligt) dukker op.

Forsøg også at lægge buffere ind mellem dine møder – bare 15 minutter til at gennemgå, lave notater og planlægge opfølgninger. Det er langt mere effektivt, mens mødet stadig står frisk i dit hoved. Nogle virksomheder har besluttet at stoppe alle møder 15 minutter før planlagt sluttid. Det er en super idé, som kan gøre ambitionen om 15 minutters mødebuffer praktisabel.

At arbejde med buffere handler også om, at du ikke glemmer tid til pauser i løbet af dagen. Selv et hurtigt afbræk på 5 minutter for lige at slappe af i øjnene og strække benene er godt for din produktivitet. At tage pauser hjælper dig til bedre at holde fokus.

Tip #5 – Regelmæssigt eftersyn
Hvis du er typen som jævnligt oplever, at du ikke når igennem din opgaveliste, og at nogle opgaver bare slet ikke bevæger sig, så kan det være signal om, at det er tid til et eftersyn. Gennemgå listen kritisk og spørg dig selv, om hver enkelt opgave virkelig skal løses:

  • Hjælper opgaven mig med at nå mine mål?
  • Er opgaven i tråd med mine prioriteter i jobbet?
  • Hvad er opnået, når opgaver er løst / har den reel værdi?
  • Hvis opgaven skal udføres, kan den så klares af andre?

Er du havnet der, hvor du bare skubber forfaldsdatoen for den samme opgave igen og igen, så spørg dig selv, om den virkelig skal løses. Eller overvej, om grunden til at du altid udsætter den samme opgave er, at opgaven er for stor og skal opdeles i mindre dele?

Gør dit regelmæssige eftersyn til en rutine, hvor du løbende vurderer, hvordan opgavelisten fungerer – og ret den til, hvor det er nødvendigt.

Konklusion: En effektiv opgaveliste er et stærkt værktøj, som kan hjælpe dig til at lykkes bedre. Den gør din arbejdsdag mere struktureret og mindre stresset. Med bedre styr på tingene. Er du klar til at give din opgaveliste nyt liv?

 

Originally posted by PEPworldwide Australia here on 6 Apr 2021.