Kvalitetstid: Derfor vinder alle ved 1:1 møder – og lederen mest

By 24. november 2021december 13th, 2021Ledelse, Møder

Tænk lige over følgende. Når du har alt for travlt på arbejde – og hvem oplever ikke det – hvad er så det første, du springer over?

Hvis det er dine faste 1:1 møder med teamet og dine medarbejdere, så er du ikke alene – for det er nemlig alt for almindeligt. Ofte prioriteres 1:1 møderne ikke så højt, som de burde, og er noget af det første, som sløjfes, når ledere har travlt.

Kan du genkende dig selv i det? Hvis ja, så vil vi gerne give dig lidt at tænke over. For 1:1 møder er afgørende – og i så høj grad, at vi anser dem for at være det måske vigtigste element i enhver leders værktøjskasse. Ledere har en tendens til at glemme, at medarbejderne faktisk hjælper dem til at udføre deres lederrolle effektivt. Hvis medarbejderne får muligheden for at dele deres bekymringer og deres ideer, er det et meget stærkt værktøj.

Så hvordan kan du sikre, at 1:1 møderne overlever, uanset hvor travlt du har? Ved at gøre dem så produktive som muligt, selvfølgelig. Du skal tænke: ”Jeg ved ikke, hvordan jeg skulle klare det uden de faste møder med mit team”, for så er møderne blevet uundværlige for dig, i stedet for nemme at erstatte. Og som du måske har regnet ud, er her nogle tips, der kan lede dig i den rigtige retning:

Book dine 1:1 møder i god tid

Det er ingen hemmelighed, at vi er stærke fortalere for planlægning – og det er slet ikke uvæsentligt, når det gælder 1:1 møderne. Det bedste er at booke møderne et år frem i tiden. Det giver dig mulighed for at fordele dem, så du ikke har for mange samme dag eller uge, og det sikrer, at de bliver en tilbagevendende, månedlig forpligtelse. Og vi vil gerne understrege ordet “forpligtelse”, for din holdning skal gerne være mere “nødvendighed” end “mulighed”.

Skab ordentlige rammer for hvert møde

Lidt direkte sagt, så pas på ikke at falde for fristelsen til at tænke på 1:1 møderne som en hyggesnak om løst og fast. Forsøg at holde dem lidt formelle og book et passende mødelokale eller et lignende roligt sted. At skabe faste rammer om mødet fremmer den meningsfulde udveksling af synspunkter, giver plads til at reflektere og, om nødvendigt, mulighed for også at tage den vanskelige samtale. Afsæt omkring en time til hvert møde. Ingen føler sig nemlig særlig værdsat, hvis de føler, at man er på vej ud af døren.

Kom velforberedt

Som til alle andre møder bør I begge være forberedte. Sørg for, at mens du booker mødet i din kalender, booker du også en passende forberedelsestid – og opfordrer hver af dine medarbejdere til at gøre det samme. De skal møde op med et klart billede af deres aktuelle opgaver, samt en status på hvor de befinder sig i forhold til aftaler og målsætninger. Dette er i sig selv en nyttig øvelse, fordi det tilskynder medarbejderen til at stoppe op og få klarhed over præcist, hvad man har nået. Hvis ikke alt er som aftalt, er det samtidigt en god anledning til at involvere sig og lede medarbejderen videre i den rigtige retning. Når begge parter har den rette tilgang til mødet, vil der kunne bruges mere tid til netop det.

Tænk på “det store billede”

Brug ikke tiden på smådetaljer. Møderne skal være stedet, hvor I kan fokusere på mål, strategi og andre væsentlige spørgsmål. Bliv ikke ledt på afveje af dagligdags detaljer, som du lige så godt kan bringe op på dine møder med hele teamet. Et 1:1 møde bør handle om, hvorvidt din medarbejder er på rette spor personligt i forhold til at nå i mål med det, de arbejder med. Hvis hver af medarbejderne i dit team forlader dine 1:1 møder på den måde, fokuseret og klar over, hvad de skal gøre, fremmer det selvfølgelig præstationerne for hele teamet – og det er jo hele formålet, ikke?

Glem ikke at følge op

Hold fokus på målet. På samme måde som forberedelserne inden mødet er vigtige, så er opfølgningen efter møderne det også. Det som er aftalt, skal skrives ned efter mødet. Og sørg for også at fastsætte rimelige frister for opfølgning, så I kan afstemme resultaterne på jeres næste 1:1 møde. Med andre ord, det er ikke nok bare at sætte flueben udfor ”møde afholdt”. Mødet giver kun mening, hvis det bringer jer videre – så sørg for, at det også sker.

For at bruge en fodboldmetafor skal du som leder være sikker på, at alle spillere på dit hold præsterer optimalt på banen – i god form, på den rigtige position og med den rette indstilling til kampen – og det kan 1:1 mødet hjælpe med. En time om måneden med hver enkelt kan virke som meget, men faktum er, at det vil spare dig for langt mere ved at mindske kriser og arbejde, som ikke skaber værdi. I den sidste ende er 1:1 møder en enkel, men enormt stærk måde at øge dit teams præstationer på. Og hvis dit hold lykkes, så gør du også.

I vores ører lyder det som en recept for vindere.