Løber din dag fra dig? Hvis det er tilfældet, kommer det ikke som nogen overraskelse, for det er en ret almindelig beklagelse – og trods vores bedste bestræbelser på at planlægge dagen, bliver vi alt for ofte overhalet af ‘pludselige’ sager eller alverdens afbrydelser. Hvis vi hertil lægger alt det andet, vi gerne vil klare, er det slet ikke underligt, at vi ikke når det vi burde.
Men ingen grund til at give op endnu. For selvom der altid vil opstå situationer, som ødelægger vores produktivitet, er der masser af måder, vi kan forberede dagen på en måde, så vi ikke behøver at falde helt omkuld, selvom gulvet måske gynger en smule. Vi har samlet vores mest effektive og snusfornuftige råd til, hvordan du kan få din arbejdsdag til at køre mere eller mindre efter planen. Er du klar til at få bedre styr på alt det, du skal handle på? Så læs videre:
1. Få styr på det mentale rod
Registrer alle dine generelle gøremål, gode ideer, påmindelser og andet i en let tilgængelig “tøm hovedet” fil. Det er ligegyldigt, om du bruger en gammeldags papirnotesbog eller en app som OneNote eller Apple Notes – nøglen er at frigøre din hjernekapacitet og reducere mængden af ting, du skal huske på. Hvis du vågner klokken 2 om natten, fordi du er kommet i tanke om noget, du skal gøre, så har du ikke det rigtige system. Men hvis du samler alt det mentale rod på ét sted, så kan du altid nemt finde frem til, hvad der stadig skal gøres og hvornår.
2. Adskil konkrete opgaver fra to do-listen
Opgaver og to do-lister – det er vel det samme? Nej ikke rigtigt, for din opgaveliste bør kun indeholde det, som du har besluttet at gøre på et specifikt tidspunkt. Med andre ord er det en deadline-drevet eller tidsafhængig delmængde af din mere generelle to do-liste. Og det er her din kalender kommer ind i billedet: Brug den til at planlægge relevante gøremål, så de kommer på din daglige opgaveliste.
Du skal undgå den evindelige psykologiske kamp med en endeløs to do-liste. Hvorfor inkludere ting på opgaveliste til tirsdag, hvis de ikke behøver at blive gjort før fredag? De ting, som du ikke når, vil tynge dig hele ugen. Hvis du derimod kun planlægger det, du skal nå – og realistisk set kan opnå – hver dag, så vil du dagligt kunne krydse alt fra listen. Og vi ved alle, hvor tilfredsstillende det er.
3. Husk at holde fokus på det vigtige
Som ægte PEP-dedikeret med et ønske om at arbejde hensigtsmæssigt, har du formentligt allerede styr på dine prioriteter. Så afsæt et par minutter hver eftermiddag til at fokusere på de tre vigtigste opgaver, du har planlagt til dagen efter. Er du klar til dem eller til at tage det første spadestik? At holde sig til planen er langt lettere, hvis du starter din dag målrettet og skarp, fremfor famlende og usikker.
4. Tag hånd om det værste først
Hvilke opgaver frygter du mest? Tag dem som de første. Det er en brutal metode, ja – og især for os med en kronisk disposition for at ville udsætte ting – men det er bare rigtigt effektivt. Forestil dig den lettelse, du vil føle efter at have afkrydset den mest forfærdelige af dine daglige opgaver. Er du stadig lidt fodslæbende overfor idéen? Så lov dig selv en belønning, når det lykkes (helt bogstaveligt).
5. Identificer et mål for ugen
Hold de lidt større mål for øje; Spørg dig selv, hvad du vil føle dig mest tilfreds med at have nået ved udgangen af ugen. Visualiser så, at du når målet. Hvor fantastisk det vil føles? Og mens du nu føler dig godt motiveret, så planlæg hvad du skal gøre hver dag for at komme over målstregen ved ugens udgang. Som nævnt i det foregående punkt, er det heller ingen skade at planlægge med en belønning for din præstation. Succes, uanset hvor lille den måtte være, er aldrig ubetydelig. Så huske at fejre det.
6. Tag dig god tid
Og nej, det betyder ikke, at du skal bruge en evighed på alting (selvom det kan være en god ting at trække luft indimellem). Det handler om at give dig selv et rimeligt tidsrum til at fokusere ordentligt på dine opgaver uden afbrydelser. Hvis du kan klare tredive eller fyrre minutter uden at blive afbrudt, er der meget at vinde. Prøv at planlægge tidsblokke med fokuseret arbejde på tidspunkter, hvor du er mindst tilbøjelig til at blive afbrudt eller på de tider af dagen, hvor du arbejder bedst. Du kan endda overveje at bruge et stopur, hvis det kan hjælpe dig med at holde dig på sporet. Bevidsthed om, hvordan man styrer sin tid effektivt, vil naturligvis gøre en kæmpe forskel for din evne til ikke kun at planlægge din dag, men også at holde dig til planen.
…..
Klare mål. Omhyggelig tidsstyring. Fornuftig brug af kalenderen. Du kan have helt ret, hvis du tænker, at der ikke er noget særligt revolutionerende ved den slags påmindelser. Men nøgleordet er måske lige præcis ’påmindelse’ – for uanset hvor enkle rådene er, er de også nemme at glemme i dagligdagens kaos. Det måske vigtigste råd om planlægning er at huske på, at du i vid udstrækning – og hør nu efter – faktisk har stor indflydelse på, hvordan din dag udvikler sig. Det har du altså.
Folk fortæller os, at alt det planlagte nemt bliver overhalet af det, som ”lige dukker op”, og at de ikke har andet valg end at tage sig af det. Men meget af tiden har man faktisk et valg. Hvis du nu havde planlagt noget til i dag, som var af helt afgørende betydning, så ville du jo altid vælge at prioritere det over et tilfældigt problem, som pludselig opstod. En stor del af at holde sig til sin daglige plan er at anerkende, at det som du har planlagt til dagen, inden for rimeligheden bør komme foran det, som pludseligt opstår. Der er i de fleste tilfælde meget få ting, som ikke kan vente.
Som man siger, i morgen er der en ny dag. Har du tænkt dig at følge planen? Det er helt op til dig.