Fik du lidt inspiration fra vores forrige indlæg om håndtering af e-mails? Blev måske endda motiveret til at give indbakken en overhaling? Glimrende!
Og nu hvor vi er i gang, hvad kunne så være det næste? Her i vores andet indlæg om foretrukne Outlook-funktioner, kigger vi på kalender- og opgavefunktionerne. Vi deler de tips, som vores kunder fortæller, har gjort den største forskel i deres arbejdsliv:
1. Giv dine opgaver forfaldsdato
Outlooks opgavefunktioner giver mulighed for at oprette Opgaver med såvel start- som forfaldsdato. Men med to forskellige datoer, vil opgaven stå på din liste over daglige opgave hver eneste dag i perioden mellem start og forfald – sammen med alle andre opgaver, som ifølge datoerne er startet, men ikke forfaldne. Den åbenlyse udfordring er, at når du gennemgår din daglige opgaveliste, ser du ikke kun de fem opgaver, du skulle fokusere på at udføre i dag, men også alle de tredive andre, som måske skulle klares i løbet af ugen. Løsningen? Hvis du vil undgå at blive distraheret af alle andre, end dagens opgaver, så drop at udfylde startdatoen (eller sæt samme start- og forfaldsdato), så vil din liste over daglige opgaver kun indeholde de opgaver, som du har tænkt at gøre noget ved netop den dag.
2. Sæt opgavetid i kalenderen
At bruge Outlooks Opgaver til alt det, som skal gøres, men ikke nu, er for mange af vores deltagere en selvfølge – så de ikke glemme dem, og for at have et samlet overblik. Men hvis nu opgaven vil komme til at tage tid at løse – lad os bare sige ½ time eller mere – så skal du ikke kun overveje hvornår, men også hvor lang tid, du skal bruge på den. Med andre ord, så er det ikke altid nok, bare at have opgaven på opgavelisten, for der kan være behov for også at afsætte tid til den i din kalender. Det smarte er, at hvis opgaven findes på din liste over daglige opgaver, kan du blot trække den op i kalenderen – og afsætte den tid, der er nødvendig.
3. Planlæg tid før og efter møder
For hvert møde, du planlægger eller er inviteret til, vil det være en god idé at stoppe op og spørge dig selv: “Hvad er min forberedelse, hvornår kan jeg gøre det, og hvor meget tid skal jeg bruge?” – og så sætte det på din opgaveliste og måske i din kalender, hvis forberedelsen kommer til at tage tid. Så er der større chance for, at du kommer forberedt til møderne. Og ja, det samme princip gælder naturligvis, hvis der efter møderne skal afsættes tid til at få styr på dine action-punkter. Få dem oprettet som opgaver, hvis ikke de kan klares med det samme – og ført i kalenderen, hvis der skal afsættes tid.
4. Synliggør din rejsetid
Hvis dit arbejde involverer rejseaktivitet, vil du helt sikkert have gavn af, at din kalender ikke kun viser selve mødet eller besøget, men også den tid, du bruger på at rejse til og fra. Hvis din rejsetid er synlig for dine kolleger, ved de, at du er på farten og kun kan fanges på telefonen – og samtidig kommer de (forhåbentligt) heller ikke til at booke dig til et møde i samme tidsrum. Sæt rejsetider i din kalender som en regelmæssig rutine, så ingen kommer til at booke dig til møde på et tidspunkt, hvor du sidder i bilen eller toget.
5. Kategorisér opgaver og aftaler
På samme måde, som vi sidst talte om betinget formatering i din e-mail, kan du også have gavn af at kategorisere og farvekode dine forskellige typer af opgaver eller kalenderaftaler – for at gøre dit personlige overblik endnu bedre. Brugen af Kategorier gør det nemt at vurdere vægtningen af dine roller eller ansvarsområder – og at vurdere den tid, der bruges på aktiviteter i hver kategori. Helt lavpraktisk giver farverne dig også et hurtigt billede af din dag. Når du besøger din daglige opgaveliste om morgenen, kan du ud fra farverne hurtigt se, hvilke områder og typer af aktiviteter, du skal arbejde med, og vurdere om nogen måske kan klares sammen.
Husk: Det her handler om dig og din tid. Din kalender skal ikke (kun) være et bookingsystem for andre! Den skal hjælpe dig med at få dit arbejde gjort og med at udfylde din rolle bedst muligt. Så lad ikke andre styre din kalender. Sørg for at blokere tid til dine opgaver, din rejsetid og for- og efterbehandling til møder – så andre ikke fylder din kalender med væg-til-væg møder på tidspunkter, hvor tiden i forvejen er i brug til noget andet.
Og husk så også dine egen adfærd i forhold til andres kalendere: Book ikke uden videre et møde hos en anden, uden først at aftale det – eller at have kigget i deres kalender, hvis du har adgang.
Gav det anledning til lidt nytænkning? Prøv at gøre noget ved måden, du arbejder med dine opgaver og din kalender – og fortæl os, hvad det har betydet for din hverdag. Vi vil meget gerne høre, hvordan du er kommet videre.