Velkommen tilbage fra ferien. Så er halvdelen af året allerede gået, og inden vi ser os om, er det nytår igen. Sådan går det hvert eneste år, men i år måske i særlig grad.
Så lad os lige trække vejret. Alle er klar over, at det lige nu – ovenpå en periode i undtagelsestilstand – måske er vigtigere end nogensinde at komme til at fungere effektivt igen. Men netop nedlukningen (hos nogle) kan også have gjort det vanskeligere end nogensinde at få sat gang i fremdriften igen. For det vrimler igen med forstyrrelser– og måske svigter den personlige viljestyrke.
Vi er her jo for at hjælpe, så denne gang sætter vi fokus på alt det, som kan være skyld i vores ineffektivitet. Vi har samlet, hvad vores kunder anser for at være de 7 værste tidsrøvere på arbejdspladsen. Og i ægte PEP-stil giver vi selvfølgelig nogle praktiske tips til, hvordan du forebygger dem. Her kommer vores opsummering:
1. Mailen
Ingen overraskelse her. At holde styr på sin indbakke er en både endeløs og udmattende kamp. Vores præstationer vurderes ikke på, hvor mange mails, vi besvarer hver dag. Men vi bruger alle en stor del af vores tid netop med at sidde begravet i indbakken. Tænk lige en gang over, hvor meget af al den tid, du bruger på håndtering af mails, faktisk flytter noget for dig og din virksomhed?
PEP tip: Unødvendige ‘cc’-mails kan oversvømme din indbakke. Brug lige et sekund på at overveje, hvad du selv sender, og hvem du sender til. Har du virkelig brug for at ‘svare alle’ eller sætte den pågældende på som ‘cc’? Og hvis nogen bliver ved med at sende unødvendige ‘cc’-mails til dig, så forklar, at du altså ikke behøver at blive kopieret.
2. Møder
Er du og din kalender fyldt op med endeløse møder? Det virker som om, de fleste tænker sådan, for det er en ret almindelig beklagelse, vi hører. Husk at ikke alle møder er lige vigtige. Og dem, som er væsentlige for dig, skal stadig holdes på en ordentlig måde og til tiden – og give et brugbart resultat.
PEP-tip: Sørg for, at der findes en dagsorden før hvert møde, og hold jer til den. Bliv enige om, hvilke handlinger, der tildeles hver enkelt person, og aftal en ansvarlig for opfølgningen. Hold jer også til den aftalte tidsramme. Og hvis mødet ikke rigtig flytter sig, så afslut (eller forlad) det.
3. Afbrydelser
Pludselige forespørgsler, snakkende kollegaer eller almindelig støj er nogle af de forstyrrelser, som stjæler vores tid. Og når vi først er blevet afbrudt i en opgave, kan det tage op til tyve minutter at finde tilbage til det sted, hvor vi blev distraheret. Er det en smart måde at bruge tiden? Det synes ingen, hvis de tænker sig lidt om.
PEP-tip: Start med at kigge på din egen adfærd. Tag hensyn til dem omkring dig og tænk over, hvilken indvirkning det har på andre, hver gang du afbryder dem. Og hvis du selv er offer for afbrydelserne, så sig fra overfor dem! Bed de kollegaer, som bliver ved med at afbryde dig, om at bundte spørgsmål, som kan vente til senere – og aftal så i stedet at mødes og få dem afklaret på et planlagt tidspunkt.
4. Rod i systemet
Er du klar til lidt skræmmende statistik? Vi spilder op til seks arbejdsuger om året på at lede efter ting i vores eget system. Og det handler altså ikke (kun) om bunken med papirer på skrivebordet – for roderiet kan i høj grad også have sneget sig ind på din computer og din mobil.
PEP-tip: Vær disciplineret med at undgå rod. Det er ret enkelt, du har måske hørt det før. Behold kun det, som du behøver at gemme, og sørg så for, at der findes en plads til alt, så alt kan komme på plads. Det gælder for det fysiske (hvis du har sådan noget) og ikke mindst for alt det digitale, du vil holde styr på, så du kan finde det igen.
5. Mobilen
På trods af sine mange fordele er vores smartphone faktisk en synder af de helt store, når det handler om tidsspilde. Mobilen er altid lige ved hånden, så den ligger konstant på lur for at aflede din opmærksomhed og din gode intentioner. Spørg dig selv, om din mobil bidrager med noget af værdi, mens du forsøger at arbejde?
PEP-tip: Drop notifikationerne. Har du virkelig brug for dem? Og hvis der rent faktisk er nogle af dem, som du ikke kan undvære i dit arbejde, så gør dem i det mindste lydløse. Overvej om det ville være en katastrofe, hvis mobilen kun skulle bruges til at ringe med, når du er på arbejde?
6. Internettet
Vi kan jo lige så godt være ærlige. 64 procent af os indrømmer, at vi bruger internettet til private ting, mens vi er på arbejde. Og nej, det er måske ikke forbudt, men vær opmærksom på, hvor meget af arbejdstiden du bruger på nettet (på ting som ikke handler om arbejde). Er internettet blevet en overspringshandling, som du skal vænne dig af med?
PEP-tip: Disciplin frem for alt, for det handler om at holde godt fast overfor forstyrrelserne. Hvis du kan mærke på dig selv, at det er nemt for dig at havne i fælden, så hold dig langt væk fra fristelsen og sæt klare leveregler for, hvornår eller til hvad, du må bruge nettet til i arbejdstiden.
7. Kaffepauser
Mange fortæller os, at de godt kan lide at rejse sig i løbet af dagen for at gå lidt omkring. Og ja, det at holde regelmæssige pauser er helt sikkert afgørende for at opretholde fokus i sit arbejde. Men pas på med for mange spontane pauser fra tid til anden, for det kan for nogle af os være en begyndende overspringshandling.
PEP-tip: Afsæt faste tidspunkter for dine pauser. Måske 5-10 minutter hver time til at få et hurtigt pust frisk luft eller en lille forfriskning fra køkkenet. Du er langt mere tilbøjelig til at holde dig til opgaven og arbejde koncentreret, hvis du ved, at der er en planlagt pause i sigte.
Vi går ud fra, at du kan genkende en smule af det, vi har beskrevet ovenfor – hvis ikke det hele. Og erkendelse er faktisk nøglen. Adfærdsændringer begynder altid med selverkendelse (og en god portion disciplin, skal vi ikke glemme). Så anerkend dine potentielle faldgruber og indret dig i forhold til dem. Så vil du opdage, at du faktisk har mere tid at gøre med, end du måske troede.