Agilt arbejde – det nye sort?
Arbejder du med softwareudvikling, er du helt sikkert bekendt med begrebet – mange IT-udviklingsorganisationer har arbejdet med agile metoder i komplekse udviklingsopgaver de senere år, men det at ”arbejde” agilt er også ved at brede sig til andre dele af organisationen – både ift. projektstyring i andre dele af organisationen, men efterhånden også med en ledelsesmæssig bevågenhed.
Det nye sort inden for fleksibelt arbejde hedder ”agile”, som vi i hvert fald møder mere og mere hos vores kunder. Men hvad er agilt arbejde og agile metoder egentlig?
For de af jer, som endnu ikke er stødt på begrebet endnu, serveres en hurtig oversættelse af begrebet.
Rent faktisk – efter en hurtig google-søgning – hersker flere fortolkninger: En ordbogsdefinition: ”Hurtig og let i sine bevægelser; bevægelig; rask; adræt”. I PEPworldwide oversætter vi det til: ”Manøvredygtighed”.
En agil arbejdsmetode bygger på konstant interaktion, hvor alle, der er tilknyttet projektet, arbejder tæt sammen i bestræbelsen på at udarbejde den mest optimale løsning. Ifm. agil projektstyring og agil projektledelse betyder det i praksis, at man kan påbegynde en fase længere henne i systemet, inden en tidligere fase er færdiggjort. Agile metoder stiller krav til at tænke anderledes og mere kreativt, hvilket øger fleksibiliteten i et projekt. Dette er en fordel, men der kan også være ulemper og uhensigtsmæssigheder (ingen roser uden torne), som vi vil forsøge at favne lidt længere nede i teksten.
Hvad er agile metoder?
Principielt handler agile udviklingsmetoder om, at man i samarbejde forsøger at skabe bedre systematik og processer, som hjælper (projekt)medarbejdere med at manøvrere i en kompleks og konstant foranderlig verden. Virksomheden/organisationens processer og strukturer skal således blive understøttet i at træffe hensigtsmæssige og velovervejede beslutninger med det overordnede formål at skabe trivsel og effektivitet for alle interessenter. Som PEP altid har handlet om: ”At nå sine mål med mindst mulig anstrengelse”.
Det at arbejde agilt er selvfølgelig interessant ud fra en ledelsesmæssig betragtning, da alle metoder, som kan bidrage til en hurtigere gennemløbstid, øget effektivitet og produktivitet og samtidig styrke samarbejde og trivsel blandt medarbejderne, naturligt er i en ledelses interesse.
Flere fortalere for agilt arbejde vil mene, at ikke mindst qua den øgede medarbejderinvolvering, som følge af det tætte samarbejde i og på tværs af teams, fører til større arbejdsglæde og medarbejdertilfredshed. Desuden en bedre Work/Life balance, da det understøtter fleksibilitet i arbejdet, som igen medfører mindre stress.
Som udgangspunkt er forskellene på lineær og agil udvikling væsentlige, men der er brug for både struktur og frihed i en optimal innovationsmodel. Overdreven struktur vil med sikkerhed dræbe kreativiteten. Samtidig skal der være fokus på fremdrift, så idéerne kan møde virkeligheden så hurtigt som muligt.
Ikke alle agile metoder ifm. projektstyring fører nødvendigvis til en succes. F.eks. viser en undersøgelse fra UK/US-2017, at 95% af de tilfælde, hvor projektstyringen ikke var en succes skyldtes, at der blev arbejdet i ”et skaleret miljø, der involverede multiple teams, der arbejdede med multiple projekter SAMTIDIGT. Ja – der er altså grænser for hvor fleksibel man kan være….!
Agil transformation med PEP-principperne
Hvis man synes, det er interessant, at medarbejderne kan arbejde agilt og er i stand til at have en høj grad af manøvredygtighed, kan flere af PEP-principperne være gavnlige ift. at sikre succes og agil transformation. F.eks. kan gives følgende bud:
-
Klarhed over formål
Klare billeder af opgaven er et vigtigt PEP-princip. Sørg for, at alle både forstår og er enige om, hvad der skal gøres for at opnå det ønskede resultat. Få afstemt prioriteringskriterier mv. og få etableret en skarp porteføljestyring, som der kan prioriteres ud fra.
-
En struktur, hvor alting har en plads – og alle ting er på sin plads
Hastighed er det centrale element, når man skal arbejde agilt, og PEP-tidsbesparende teknikker er her ganske nyttige. Sørg fx for, at alle nødvendige informationer er på rette plads, så der ikke spildes unødig tid med at lede efter informationerne. Er individuel og fælles struktur ”tunet”?
-
Få etableret et SAMLET overblik over opgaverne og igangværende projekter
Når der er behov for at ”rykke hurtigt” på noget, så er det et fantastisk værktøj at have et samlet overblik over ALLE opgaver og aktiviteter (et væsentligt PEP-princip), så man bevarer sin følelse af kontrol (og som i øvrigt også nedsætter stressfaktoren). Man kan hurtigere manøvrere og agere proaktivt og samtidig tage hensyn til andres planlægning og prioriteringer.
-
Udnyt teknologien
Teknologien er ”vores ven” – og især i et agilt arbejdsmiljø. Sørg for, at medarbejderne udnytter alle de værktøjer, der er tilgængelige. Få overblik i Outlook, CRM e.l., udnyt kommunikationsplatformene effektivt – det er fx ikke altid, at mailen er det oplagte valg. Udnytter I Office 365-mulighederne for Teams, Yammer mv.? OneNote er i øvrigt også et fantastisk værktøj ift. samarbejde.
-
Få etableret en kultur hvor man har respekt for hinanden
Agil udvikling forudsætter kreative og innovative rammer. Det er derfor vigtigt, at man fremmer en kultur, hvor medarbejderne ikke er bange for at komme med ideer – eller fejle. Har I tillid til hinanden – eller er der f.eks. en fremherskende ”CC-kultur”. Hvordan er det med mødekulturen og -disciplinen, etc.?
Der findes mange indgangsvinkler til at skabe gode forudsætninger for at arbejde agilt – både ledelses-, projektstyrings-, system- og værktøjsmæssigt. Vores ærinde er at hjælpe med de helt klassiske operationelle arbejdsmetoder og arbejdsvaner, som er yderst befordrende for at sikre succes med agile udviklingsmetoder ift. effektivitet og trivsel i organisationen.