Proaktivt – eller meningsløst? Ikke alle møder er lige nødvendige
Er du lagt ned af væg-til-væg møder? Forsøger desperat at nå fra det ene til det andet?
Stop.
Måske skal du overveje, om du overhovedet behøver at gå til så mange møder. Eller hva’? Hvis du tænker: Det er nok umuligt, så læs alligevel videre. For vi vil gerne give det et skud – at det faktisk ikke bare er muligt at stritte imod tendensen til hele tiden at skulle trækkes ind i endnu et udvalg, en arbejdsgruppe eller diskussionsklub – men at det faktisk kan være en befrielse.
Det er ikke nogen overraskelse, at problemet med alt for mange møder er stort på den moderne arbejdsplads. Vores dialog med virksomhederne indikerer, at omfanget af møder faktisk er det største enkeltstående irritationsmoment i manges arbejdsliv. Vi har arbejdet med ledere, som sidder i møder op til 40 timer om ugen. Og hvis det er sådan, de bruger størstedelen af deres arbejdstid, hvordan er de så i stand til at udføre alt det andet, som hører til jobbet? Det korte svar er selvfølgelig, at det er de heller ikke!
Interessant nok, så er tankegangen om at skulle indkalde til møde i tide og utide blevet særligt udbredt i vores kultur. Vi har fået skabt en forventning om nødvendigheden af mange møder, at alting skal i udvalg for at få skabt konsensus – og mange har vænnet sig til, at det er en acceptabel arbejdsfacon og normalen, at man skal bruge det meste af sin dag på at ræse fra det ene møde til det andet.
Men stop lige en halv – for når vi tænker over det, så er det altså ikke normalt. Og det er bestemt ikke produktivt. Derfor har vi samlet et par tips, som kan hjælpe dig med at løsne lidt op på alle aftalerne:
Hvad er formålet?
Det her handler ikke om en generel afvisning af møder, men om at vurdere værdien af hvert enkelt møde. Kig på antallet af møder, du deltager i om ugen. Hvor mange af dem handler om selve kernen i dit job? Vi ser typisk, at færre end 50 procent af topledernes møder handler om det fremadrettede eller strategiske. Møderne er ofte reaktive, hvor deltagerne gennemgår noget, der allerede er sket. Hvorfor ikke klare det med en rapport, som kan læses inden mødet?
Mødet bør i stedet fokusere på, hvordan man flytter virksomheden – eller et mere konkret projekt – fremad. Tommelfingerreglen bør være 75:25, hvor højst 25% af mødet bruges på at se bagud. Resten af tiden skal bruges på, hvordan folk bliver klædt på til det, som skal gøres. Så før du overhovedet siger ordene ‘Lad os lige tage et møde’, så stop op og spørg hvorfor. Hvilken værdi vil det her møde tilføre min egen rolle, til andres roller eller til virksomheden?”
Hvem er inviteret?
Glem alt om FOMO (Fear Of Missing Out). Når først du har besluttet, at det rent faktisk er nødvendigt med et møde, så er det næste skridt at få styr på gæstelisten. Giganten Amazons CEO Jef Bezos benytter sig af “2 pizza-reglen” for at skære ned på virvaret af møder: Hans rationale er, at man skal kunne mætte hele gruppen af mødedeltagere med to pizzaer. Hvis to pizzaer ikke er nok, så er der for mange mennesker, og mødet vil sandsynligvis ikke være produktivt.
Her er en anden vigtig pointe: “Som leder skal du huske, at hver gang du hiver nogen ind i et møde, så hindrer du dem i at passe deres arbejde.” Så vores råd er: Lad være med automatisk at invitere hele teamet til at deltage i et møde. Måske er det tilstrækkeligt med en enkelt, som effektivt kan kommunikere til resten, hvad der blev diskuteret. Og glem ikke, at teknologien i dag gør det muligt for os at komme af med information både hurtigt og effektivt. Så brug den.
Til slut, overvej dette: “Hvis du kunne halvere antallet af møder, du deltager i hver uge, hvilken forskel ville det så gøre i forhold til alt det, du gerne vil have gjort? Hvad ville det betyde for din personlige balance mellem arbejde og privatliv – og ultimativt i forhold til din trivsel?”
Lad det rumstere lidt. Måske ender det med, at du ikke dukker op til det næste møde.