Effektivitet i praksis: Stop udsættelserne og arbejd klogt
Effektivitet. Et ord vi slynger om os med, men nok ikke helt forstår. For effektivitet handler ikke om at løbe hurtigere eller proppe kalenderen til bristepunktet. Det handler om at bruge energien, tiden og din fokus på det, der faktisk gør en forskel.
Et effektivt arbejdsmønster betyder altså ikke flere timer på kontoret eller at kunne jonglere med mange mails i indbakken. Det handler om at gøre kloge valg – og at turde sige fra.
Udsættelsens forbandelse
En af de største fjender af vores evne til at arbejde effektivt er vores tendens til at udsætte. Mentaliteten med at “jeg kan jo gøre det senere”, som i situationen virker uskyldig, men som langsomt æder sig ind i både dit overblik, dine resultater og dit humør.
Hjernen er mester i at snyde os med små quick fixes, som mætter vores belønningscenter: I stedet for at skrive det vigtige dokument, begynder vi at gennemgå skrivebordet. Eller vi får en genial idé om, at mapperne på computeren skal organiseres om.
Kortsigtet føles det behageligt og tilfredsstillende at få noget gjort (og slippe for det ubehagelige) – men på sigt vokser bunken af uafklarede, men vigtige opgaver – og det tynger mere og mere.
Og det allerværste? Hver gang vi udskyder noget vigtigt, underminerer vi tilliden til os selv. Vi mister troen på, at vi faktisk kan få ting gjort. Og den enkelte opgave vokser fra noget, der måske kunne klares på 30 minutter, til et bjerg af uoverskuelighed og dårlig samvittighed.
Et lille – men dyrt – eksempel
Forestil dig, at din gode kollega mandag morgen beder dig om at bidrage til et oplæg, som skal sendes til en vigtig kunde i løbet af ugen. Du vurderer umiddelbart, at din del af opgaven kan klares på et kvarters tid – så både kollegaen og du er i god tid:
- Mandag: “Opgaven noteret – og masser af tid i løbet af ugen.”
- Tirsdag: “Opgave genbesøgt. Skal lige have skabt overblik – og så bliver det i morgen.”
- Onsdag: ”Pludselig et par andre ting, som haster – og det kan stadig vente til i morgen.”
- Torsdag: “Lidt mange møder i kalenderen i dag, men måske henad eftermiddagen…”
- Fredag: “Så er det i dag, opgaven skal klares – just in time, som man siger”
– men inden du overhovedet kommer i gang, ringer kollegaen og siger, at kunden nu har rykket for oplægget. Koldsveden springer – og du fremstammer ”Ok, jeg kigger på det med det samme”. Men det bliver noget hastværk og slet ikke så gennemarbejdet, som du havde ønsket!
Genkender du situationen? Et typisk eksempel på en lille opgave, som ikke haster, men pludselig bliver kritisk – og kan vise sig dyr. En lille udsættelse, som kan vokse til en stor hovedpine.
At arbejde effektivt kan læres
Vores Personlige Effektivitets Program (PEP) handler netop om at bryde den slags mønstre, der stjæler din tid og energi. Ikke med lange teorier, men med enkle greb, der kan mærkes i praksis:
- Saml overblikket: Hvor mange opgaver ligger spredt i din indbakke, Teams-chat, notesbog, på post-its og i hovedet? Når du samler det i ét pålideligt system, slipper du for konstant at tænke: “Hvad er det nu, jeg mangler?”
- Prioritér klogt: At besvare alle dine nye mails med det samme, kan føles effektivt og rigtigt – men måske er den vigtigste opgave at forberede et oplæg. Fordi “haster” ikke altid betyder “giver mest værdi” – så bliv helt bevidst om forskellen.
- Del opgaverne op: Hedder din opgave “Skriv rapporten”, risikerer du aldrig at komme i gang, mens “Lav disposition til rapporten”, måske kun tager 15 minutter. Udnyt derfor, at små og overskuelige skridt gør det lettere at komme i gang.
- Planlæg realistisk: En overfyldt kalender gør dig låst, og møder fra kl. 8 til 16 efterlader nul plads til opgaver. Så skab balance i arbejdstiden og reservér også tid til dit eget arbejde. Så bliver opgaverne løst – og ikke bare skubbet til næste uge.
- Få det gjort: Invitationen til mødet? Beskeden til din kollega? Rapporten, som skal arkiveres. Alle de små ting, som kan gøres med det samme – men som, hvis du lader den ligge, pludselig bliver kritiske. Kan opgaven klares på under 5 minutter, så gør det – nu!
Effektivitet kan blive en vane
Effektive arbejdsrutiner er ikke en medfødt egenskab – det er en færdighed, som du kan lære og skal træne. Små justeringer i hverdagen, som kan gøre en kæmpe forskel for både resultater og trivsel.
Ved at forstå konsekvenser af dine udsættelser – og i stedet lære at bruge sunde arbejdsprincipper, kan du både frigøre tid, arbejde med ro i hovedet og afslutte dagen med følelsen af tilfredshed – og vi garanterer dig for, at dine kolleger vil takke dig.
Kontakt os, hvis du eller kollegaerne har brug for et venligt skub med arbejdskulturen.
Vores job er at gøre dig bedre til dit!