Brug tiden effektivt: Tre simple metoder som virker
Kender du det? Når nogen starter en sætning med: “Har du lige et minut?”. Ja, det er jo nærmest et dumt spørgsmål, for vi kender det alle sammen alt for godt. Så med det som afsæt tænkte vi, at vi vil genbesøge et hæderkronet emne, som handler om at styre tiden. For ironisk nok findes der masser af gode råd om emnet, men det kan være svært at vælge. For hvem kan vurdere, hvilken teknik der fungerer bedst?
Vi vil gerne give det et skud, og i vanlig PEP-stil har vi forsøgt at koge alle de gode råd ned til det absolut mest nødvendige. De to første kender du måske allerede – så er det sagt. Men som du sikkert ved, prøver vi altid på at holde fast i det mest basale – fordi det ofte er det bedste. Så læs videre om de tre enkeltstående teknikker til styring af tiden, som vi holder mest af:
1. Slug frøen
Denne præcise (og temmelig ulækre) metafor stammer fra Mark Twain, som engang sagde: “Hvis du har til opgave at spise en frø, så gør det som det første om morgenen. Og har du til opgave at spise to frøer, så spis den største frø først.” Med andre ord? Lad være med at udsætte! Især de opgaver, som ikke er lige ud ad landevejen (du ved selv hvilke). De fleste har en tendens til at skubbe opgaver, som er ubehagelige eller vanskelige. Og ofte er det simpelthen fordi, man ikke aner, hvor man skal starte. Så find ud af, hvad det første skridt er – og spørg om nødvendigt om hjælp. Det vil nemlig få dig startet – og når du først er i gang, så er du på vej.
2. Gør det Nu!
Hvis du kender PEP, så kender du helt sikkert også Gør det nu-princippet. Men bare fordi metoden er kendt i forvejen, er den ikke mindre effektiv – eller mindre vigtig. For det handler om én ting: Være beslutsom! Hvis ikke du kan løse en opgave med det samme, så tag i det mindste stilling med det samme. Planlæg hvad du skal gøre og hvornår. Eller sørg for at få opgaven delegeret til en anden, hvis det er det rigtige. Det vigtigste er simpelthen at træffe beslutningen. Så med andre ord, hvis din første tanke, når du modtager en e-mail eller en forespørgsel, er: “Det kan jeg ikke klare lige nu”, så er det helt ok. Men sørg for at følge den op med: “Hvornår skal jeg så klare den?” Og få den planlagt. Gør det Nu!
3. Pomodoro-teknikken
Ligger frøen klar? Er beslutningen taget? Glimrende – og her kommer så en fantastisk måde at holde gryden i kog. Det grundlæggende i pomodoro-teknikken er, at du med din alarm afsætter 25 minutter til at arbejde fokuseret og uafbrudt på én bestemt opgave. Nøgleordene er “uafbrudt” og “fokuseret” – og inden du nu siger: “Glem det”, så tænk lige en ekstra gang. Det drejer sig kun 25 minutter. Det kan godt lade sig gøre.
Fordelene ved metoden er enkle: Psykologisk set burde det ikke være skræmmende at afsætte 25 minutter. Det kan selv de mest forhærdede ”udsættere” godt forpligte sig til (du ved, hvem vi taler om). Og i praksis er der altså meget få afbrydelser, der ikke kan vente i 25 minutter. Så sluk for alle notifikationer (ja, alle), tag de støjreducerende hovedtelefoner på, sæt et Forstyr ikke-skilt op, så ingen potentielle ”afbrydere” kan overse det – og gå så i gang. Efter 25 minutter er det en god idé at tage 5 minutters pause – og hvis alt stadig er godt, så overvej endnu et stræk med fuld fokus.
Der er selvfølgelig grænser for, hvad man kan nå på 25 minutter. Pointen er, at du arbejder koncentreret. Vores oplevelse er, at folk som regel bliver oprigtigt overraskede over, hvor meget de kan nå på så kort tid – bare ved at holde fokus og ikke blive afbrudt. Det kan faktisk være så tilfredsstillende, hvor meget man får ud af det, at man ligefrem får lyst til at tage 25 minutter mere.
Positiv fremdrift istedet for overspringshandlinger? Ja tak. Men der er en sidste ting, du skal overveje. For selv de mest effektive metoder til at styre tiden – som de tre ovenfor, giver ingen mening uden det rette mindset til at understøtte dem. Og en stor del af problemet er, at folk i dag har så travlt med at have travlt, at de glemmer at give sig selv lov til at arbejde med fokuseret kvalitetstid på en opgave uden afbrydelser.
Med andre ord: Det handler om din holdning. Vi vil gerne se en tilgang til arbejdet med færre undskyldninger og mere selvsikkerhed. Det skal være acceptabelt ikke kun at blokere tiden til det, men også at bede om ikke at blive forstyrret. Er der en reel risiko for, at der opstår en krise, der er så stor, at den ikke kan vente i 25 minutter? Hvis der dukker noget rigtig vigtigt op, skal du nok finde dig. Hvis der er gået ild i huset, så du får du nok ikke besked på en mail eller en sms.
God pointe, ikke. Og her kommer så lige en anden: Glem ikke, at alle dine kollegaer til syvende og sidst gerne vil have dig til at udfylde din rolle på den bedste og mest effektive måde. Så at du giver dig selv tiden til netop det, vil være til gavn for alle, ikke kun dig selv.
Så er det blevet tid til at gøre noget ved det.