Det vigtigste om Teams #2: Takt og tone i samarbejdet
For mange har Microsoft Teams – foruden videomøderne – været ensbetydende med endnu et muligt værktøj til den interne kommunikation (og måske en anledning til at få reduceret mængden af interne mails).
I vores forrige indlæg gav vi en håndfuld tips til din personlige opsætning og daglige brug i hverdagen, men det fulde udbytte af Teams afhænger i høj grad af, at I internt får aftalt nogle gode og hensigtsmæssige spilleregler, som understøtter en sund samarbejdskultur.
Den interne kommunikation
Hvornår sende mails, hvornår oprette Samtaler, og hvornår skrive en chat? Det kan være svært i situationen at vælge det rigtige værktøj, men får I ikke aftalt nogle generelle retningslinjer, vil det blive op til den enkelte – og dermed lidt tilfældigt, hvordan kommunikationen foregår.
Grundlæggende er det derfor vigtigt at blive enige om, i hvilke situationer I anvender hvad:
- E-mails bør generelt kun anvendes til ekstern kommunikation og personer, som ikke indgår i nogen af jeres teams – samt til mere formel og generel intern kommunikation, som ikke haster
- Samtaler foregår indenfor de enkelte Teams kanaler og er derfor velegnet til at holde styr på den løbende og sammenhængende dialog, som en del af jeres videndeling, der senere kan genbesøges
- Chats er beregnet til det helt spontane, hvor der ønskes hurtigt svar på et simpelt spørgsmål – som ikke nødvendigvis vedrører en kanal, og hvor indholdet ikke efterfølgende har nogen relevans
- @omtaler er som tidligere nævnt en mulighed for at “prikke” til personer for at bede om respons eller skabe ekstra opmærksomhed. Så aftal at bruge muligheden, men kun når det er nødvendigt.
Med ovenstående som et bud på nogle overordnede rammer, kan der herefter være behov for at aftale konkrete spilleregler i dit team / din organisation:
Spørgsmål til afklaring:
- I hvilke situationer og til hvad bør vi bruge e-mails, samtaler og chat?
- Forventninger til responstider – og hvad gør vi, når tingene haster?
- Hvad indebærer det at sende eller modtage noget med @omtale?
Struktur og videndeling
Når det gælder videndelingen, er det vigtigt – for at sikre en god struktur og overskuelighed – at få aftalt, hvordan I ønsker at organisere jeres Teams og de fælles informationer og værktøjer.
- Teams er det øverste niveau i jeres Teams-struktur og bør derfor afspejle de overordnede organisatoriske (og tværorganisatorisk) enheder, som I arbejder indenfor
- Kanaler oprettes under det enkelte team, for hver af de funktioner, interesseområder eller projekter, som teamet har behov for at kommunikere og dele viden om
- Filer placeres under den enkelte kanal i en mappestruktur, som – l lighed med andre fildelingssteder – hverken er for simpel (for få mapper) eller for kompleks (for mange mapper / niveauer)
- Med Teams, SharePoint og OneDrive er det muligt at dele alt i skyen, så fælles viden synkroniseres på tværs af enheder uden forsinkelse. Husk derfor også at dele links, i stedet for filer
Spørgsmål til afklaring:
- Hvordan sikrer vi, at team-medlemmer løbende tilføjes og fjernes?
- Hvem kan oprette og administrere kanalerne i de enkelte team?
- Hvad gemmes hvor – i Teams, SharePoint, OneDrive, Dropbox, mm.?
- Hvilke aftaler kan sikre korrekt placering og navngivning af filer?
- Hvem har ansvar for at aftalerne efterleves? Husk at alle betyder ingen!
Tilgængelighed
Alle har brug for arbejdsro – og specielt når vi er mange, som sidder tæt i store fælleskontorer eller arbejder på forskellige lokationer, er det vigtigt at få aftalt spilleregler for, hvordan vi kan signalere behovet for være uforstyrrede.
Spørgsmål til afklaring:
- Hvilke værktøjer bruges for at signalere tilgængelighed – og hvordan?
- Hvordan håndteres hastesager overfor personer med “optaget” status?
- Skal “optaget” respekteres på samme måde som fx “sidder i møde”?
Husk, at behovet for spilleregler for vores samarbejde er det samme, som behovet for færdselsregler i trafikken. Hvis nogen kører efter deres egne regler, går det potentielt ud over andre og kan koste dyrt.
Jo hurtigere I får de fælles retningslinjer gjort tydelige, des mere velfungerende bliver samarbejdet – og des færre unoder og subkulturer opstår. Så overvej, hvordan I vil kommunikere og følge op på aftalerne – og husk selv at gå foran med et godt eksempel!
Med disse råd til god takt og tone i Teams, vil vi spille bolden videre til dig og dine kollegaer. Som med alt andet, udvikles kompetencerne med erfaringen, så bliv ved med at være nysgerrig.
Lad os høre, hvordan Teams har ændret jeres samarbejde – og hvordan I har grebet det an.