Det vigtigste om Outlook – del 1: Få styr på din indbakke
Hænger du fast i indbakken? Det problem hører vi så ofte, at vi har besluttet os for at dele en håndfuld konkrete strategier til at bruge Outlook, så du får styr på dine mails. Vi vil fokusere på at hjælpe dig med at få fjernet hængepartierne og sat et holdbart system op, som forhindrer, at indbakken sander til igen. Er du klar til udfordringen? Her kommer det.
1. Skab luft i indbakken
Har du mange mails i din indbakke – og er du træt af det? Fat mod: Vi har mødt en direktør, som havde – hæng fast – 45.000 mails i sin indbakke. Så mange har du sikkert ikke (eller måske har du), men uanset antallet, skal du se at få skabt plads – både bogstaveligt og billedligt.
Opret en undermappe i dit mailarkiv, som du fx kalder “Gamle mails indtil august ’22”, og flyt så alle mails før den dato til mappen. Det er et simpelt, men vigtigt første skridt for at starte på en frisk. De gamle mails findes stadig, hvis du får brug for dem, men du vil blive forbløffet over, hvor lidt du vender tilbage til de gamle mails – og på et tidspunkt kan du sikkert slette mappen.
2. Ryd op i hængepartierne
Vend nu opmærksomheden mod de mails, som er tilbage af din indbakke – altså de nyeste. Sortér dem efter dato og start med at kigge på den ældste. Spørg dig selv, hvorfor mailen stadig findes i indbakken, om du skal foretage en handling på den (se nedenfor) – eller om du har brug for at gemme den. Hvis den skal gemmes, så beslut hvor og gå videre til den næste e-mail. Målet er kun at have ulæste mails i din indbakke. Så hvis du har åbnet en mail, handler det om at gøre noget ved den.
Og gør dig selv en kæmpe tjeneste: Afsæt tid 2-3 gange om dagen til at håndtere de nye mails – i stedet for at lade dig distrahere, hver gang en ny mail lander hos dig. Du sparer dig selv for uendeligt mange unødvendige afbrydelser. Vi kan kun anbefale dig at prøve det.
3. Tag en beslutning – nu!
Du er nu godt i gang med at praktisere og træne det, som vi kalder ”Gør det nu”. Det handler om at tage beslutning første gang, når du åbner og læser en ny mail. Hvis du kan afslutte det, som skal gøres, her og nu, så gør det. Hvis ikke, så betragt mailen som en opgave til senere – se Hurtige trin herunder – beslut hvad der skal gøres, og hvornår. Flyt så mailen til en mappe i dit arkiv, hvor den hører hjemme. Kræver mailen ingen handling, og behøver du ikke gemme den, så slet den.
4. Brug det hurtige trin
Funktionen Hurtige trin giver dig mulighed for at oprette simple mailrutiner, som du har brug for at gøre ofte. Et godt eksempel er, når du får en mail, som repræsenterer en opgave, der skal gøres – men som du ikke kan gøre eller afslutte nu. I stedet for at beholde mailen i indbakken, indtil du på et tidspunkt vælger at gøre noget ved den, kan du én gang for alle oprette et Hurtigt trin, så du med et klik laver mailen til en opgave, som havner på opgavelisten. Alt hvad du behøver at gøre, før du gemmer opgaven, er at give opgaven et navn og beslutte, hvornår du vil arbejde med den.
5. Skab regler for mails
Tænk over, hvad der havner i din indbakke. Hvis du jævnligt modtager læsestof, kan du med Regler oprette en automatik, som flytter den type mails direkte til en læsemappe. Afsæt så et fast tidspunkt en gang om ugen til at gennemgå, hvad der er havnet i læsemappen. Hvis noget af læsestoffet ender med bare at blive slettet uden at være læst, så tag konsekvensen og afmeld dig nederst i mailen, som de fleste nyhedsmails giver mulighed for.
Du kan tage Regler et skridt videre og bruge funktionen Betinget formatering, som giver mulighed for at markere mails, som matcher bestemte kriterier, med en bestemt skrifttype eller farve. På den måde kan du øjeblikkeligt identificere dem i din indbakke. For eksempel dine CC-mails.
Tænk nu tilbage på direktøren, som havde 45.000 mails i indbakken? Han fulgte vores råd og fik flyttet de fleste af dem til en undermappe. Herefter begyndte han at gennemgå resten, øvede sig i at træffe beslutninger og få det nødvendige gjort. To uger senere havde han ikke alene fået sorteret sin indbakke. Han havde også fået skabt sig en ny og mere effektiv måde at arbejde på. Som han sagde: ‘Det har hjulpet mig med at blive en rigtig super-performer.’
Hvis han kunne tage udfordringen op, så kan du også – bare gør det!
Og lad os høre, hvordan du er lykkedes med det.