Har du fået styr på virvaret af møder?
Hvis ja, så er det godt gået! Men vi er ikke færdige endnu. I vores seneste indlæg udfordrede vi tanken om, at hvert eneste møde er et must. Nu vil vi kigge på, hvordan du får mest muligt ud af de møder, du vælger at deltage i. Og det handler i høj grad om, hvad du gør før og efter – ikke så meget under mødet.
Hvad er det første? Et realitetstjek! Det er vigtigt at forstå, at hvert eneste møde påvirker din arbejdsmængde eller din tidsplan udover rammen for selve mødet. Der bør altid være en dagsorden, et oplæg eller andet relevant materiale, som deltagerne kan gennemgå, inden mødet. Og når mødet er slut, skal alle gerne gå derfra med konkrete opgaver, som skal udføres for at levere på det aftalte.
Så for hvert møde på en time eller to, skal du også beregne nødvendig tid på begge sider af mødet, så du kan være ordentligt forberedt og efterfølgende tage dig af aftalte handlepunkter. Der hvor problemet opstår er, når folk ikke afsætter den ekstra tid – og det er en alt for almindelig fejl. Nogen har 40 timers møder hver uge, og hvordan kan man så realistisk få plads til den rette forberedelse og opfølgning? Det kan man ikke. Folk glemmer, at hver gang de accepterer et møde, har det betydning for den samlede arbejdsmængde.
Hvert møde = ekstra hjemmearbejde; Så enkel er formlen – og ja, de fleste af os har forsøgt at undgå ekstra lektier lige siden folkeskolen. Så hvis ikke vores seneste indlæg fik dig overbevist om at skære ned på flere møder, så gør budskabet her måske. Men fat mod – for det er slet ikke så svært at få styr på den rigtige forberedelse og opfølgning. Og som altid er vi her for at hjælpe. Så lad os gå lidt ned i detaljen om, hvad det der ‘hjemmearbejde’ til hvert møde indebærer:
En klar dagsorden
Ret indlysende, ikke? Men når mødeindkaldelserne kommer i en lind strøm, bliver det alt for ofte glemt. Imidlertid er det en glimrende øvelse at skære helt præcist ud, hvad I vil opnå, for at afgøre om et møde overhovedet er nødvendigt. Hvert eneste møde har brug for et klart mål, og alle bør forstå præcis, hvilken forberedelse der kræves. Ingen skal gå til et møde uden at være forberedt – det er spild af alles tid. Og vær kompromisløs med at gribe ind overfor dem, som trækker diskussionen væk fra det, som mødet handler om. Hvis andet skal drøftes, så find et andet forum.
Få styr på “hvorfor”
Har du nogensinde spekuleret over “Hvorfor er jeg her?” (på et møde forstås – livets store spørgsmål ligger udenfor rammerne af artiklen her). Men hvis du har undret dig over, hvorfor du sidder i et møde, så skal du nok slet ikke være der. Hvor ofte hører vi for eksempel ikke, at vi skal med til et møde, bare fordi en vigtig person udefra kommer med? Men hvis ingen kan forklare, hvilken relevans – om nogen – denne vigtige besøgende har for netop din rolle, så sig fra. Alle tilstedeværende skal opleve et formål. Elon Musk tager den et skridt videre og taler for helt at forlade et møde, hvis ikke du har noget at bidrage med. En så dramatisk handling burde nu – heldigvis – ikke være nødvendig, hvis du følger vores tips.
Hvem, hvad, hvornår
Det er tre små ord, men deres betydning er alt andet end begrænset. Alle bør forlade et møde med en klar forståelse af deres ansvar i det videre forløb: Hvilken fremadrettet handling forventes, hvem løser hver enkelt opgave, og hvornår skal det være sket. Lad være med at slutte et møde og skilles “tomhændet” – det er lige så meningsløst som at komme uforberedt i første omgang.
Kontekst er nøglen
Hold altid det store billede for øje. Lige så vigtigt som at definere det enkelte mødes formål, er det at afklare, hvordan formålet bidrager til en eller flere af jeres strategier. Hvis du kan se en klar sammenhæng mellem en bestemt diskussion og din virksomheds overordnede mål, så ændrer det hele dynamikken i et møde. Så behøver du ikke at gøre hver eneste beslutning til en diskussion. Du skal bare sørge for, at alle forstår, hvad I arbejder hen imod og hvorfor. Når det lykkes, står du stærkt.
Udfordringen her og nu? Ikke så meget slendrian, folkens. Gør hvert møde til noget vigtigt. Tænk på formålet. En positiv dynamik. En klar retning.
Det kunne sikkert være relevant hjemmearbejde. Eller hvad tænker du?